Pierwszą grupę osób, które nie mogą być świadkami, stanowią osoby niezdolne do spostrzegania lub komunikowania swoich spostrzeżeń. Dotyczy to np. osób obciążonych zaburzeniami psychicznymi, czy osób o uszkodzonych narządach poznania zmysłowego. Nie oznacza to jednak, że np. osoby niewidome, czy niesłyszące nie mogą być świadkiem. Będą one mogły zeznawać, odpowiednio, jako świadek ze słuchu i świadek naoczny. Należy podkreślić, iż ocena niezdolności do spostrzegania i komunikowania zawsze będzie indywidualna i dotycząca konkretnej osoby. Wydaje się, iż ocena ta powinna być dokonana samodzielnie przez sędziego, bez powoływania w tym zakresie biegłych. W przeciwnym wypadku prowadzono by postępowanie dowodowe niedotyczące meritum sporu procesowego, co nakazuje przepis art. 227 KPC. W tej analizowanej grupie osób mogą znaleźć się także dzieci. Kodeks nie przewiduje dolnej granicy wieku dla możności wystąpienia w charakterze świadka. Konieczna zatem jest ocena psychofizyczna dziecka, możliwości porozumiewania się z nim oraz jego dojrzałości umysłowej.
Drugą grupę osób stanowią wojskowi i urzędnicy niezwolnieni od zachowania w tajemnicy informacji niejawnych o klauzuli „zastrzeżone” lub „poufne”, jeżeli ich zeznanie miałoby być połączone z jej naruszeniem. Jest to zatem ograniczenie o charakterze względnym – wojskowi i urzędnicy mogą zeznawać co do okoliczności niezwiązanych z tajemnicą, a także co do okoliczności związanych z tajemnicą, jeżeli zostaną z niej zwolnieni. Pojęcie informacji niejawnych o klauzuli „zastrzeżone” lub „poufne” zostało wprowadzone ustawą z dnia 5 sierpnia 2010 roku o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228), która wprowadziła również zmiany do KPC. Informacjom niejawnym nadaje się klauzulę „poufne”, jeżeli ich nieuprawnione ujawnienie spowoduje szkodę dla Rzeczypospolitej Polskiej np. przez to, że utrudni prowadzenie bieżącej polityki zagranicznej, czy zakłóci porządek publiczny lub zagrozi bezpieczeństwu obywateli. Informacjom niejawnym nadaje się klauzulę „zastrzeżone”, jeżeli nie nadano im wyższej klauzuli tajności, a ich nieuprawnione ujawnienie może mieć szkodliwy wpływ na wykonywanie przez organy władzy publicznej lub inne jednostki organizacyjne zadań w zakresie obrony narodowej, polityki zagranicznej, bezpieczeństwa publicznego, przestrzegania praw i wolności obywateli, wymiaru sprawiedliwości albo interesów ekonomicznych Rzeczypospolitej Polskiej.
KPC nie zawiera definicji urzędnika. Należy zatem sięgnąć do pojęcia funkcjonariusza publicznego, o którym mowa w art. 115 § 3 Kodeksu karnego. Zakres tego przepisu jest jednak zbyt szeroki, ponieważ nie ma np. przeszkód prawnych, aby Prezydent RP zeznawał w charakterze świadka. Podlega on prawu tak jak każdy obywatel, włącznie z odpowiedzialnością porządkową.
Następną grupą osób, która nie może być świadkami są przedstawiciele ustawowi stron oraz osoby, które mogą być przesłuchane w charakterze strony jako organy osoby prawnej lub innej organizacji mającej zdolność sądową. Przedstawiciele ustawowi mogą być przesłuchani w charakterze stron. Jest to jednak inny rodzaj dowodu, który ma w procesie cywilnym charakter subsydiarny. Świadkiem może być pełnomocnik strony, należy jednak pamiętać o instytucji prawa do odmowy odpowiedzi na pytanie, z której może skorzystać np. adwokat, radca prawny, czy rzecznik patentowy, ponieważ są oni związani tajemnicą zawodową.
Świadkiem nie może być także współuczestnik jednolity, ponieważ jest stroną w procesie i tylko jako strona może być przesłuchiwany.
Mediator nie może być przesłuchiwany w charakterze świadka na okoliczność faktów, które zostały ujawnione w trakcie postępowania mediacyjnego, które ma charakter poufny. Z zachowania tajemnicy mediator może być zwolniony przez strony.
W sprawach małżeńskich nie mogą być świadkami małoletni, którzy nie ukończyli lat trzynastu, a jeżeli są oni zstępnymi stron (czyli dziećmi, wnukami) granica wieku podnosi się aż do lat siedemnastu.
Wątpliwości pojawiają się w przypadku biegłego. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia 8 listopada 1976 r., I CR 374/76 (OSNC 1977/10/187), osoba, która z racji posiadanych wiadomości specjalnych ma spostrzeżenia niedostępne dla innych osób (np. lekarz leczący chorego), powinna z reguły być słuchana w charakterze świadka, a funkcję biegłego należy powierzyć innej osobie, która z faktami istotnymi dla rozstrzygnięcia sprawy poprzednio się nie zetknęła. W tym wypadku, biegły mógłby być świadkiem wyłącznie, co do okoliczności, które zaobserwował poza czynnościami zawodowymi. Zgodnie i innym poglądem ani ustawa, ani wzgląd na dobro wymiaru sprawiedliwości nie stwarzają przeszkód do łączenia ról procesowych świadka i biegłego.
Ostatnią grupę osób, które nie mogą występować w procesie w charakterze świadka, stanowią osoby korzystające ze zwolnienia spod jurysdykcji krajowej, jak na przykład przedstawiciel dyplomatyczny.
