Nazwa „pośrednictwo w obrocie nieruchomościami” w pewien sposób upraszcza zakres czynności jakie obejmuje pośrednictwo. Obrót oznacza bowiem przeniesienie własności i o ile stanowi to jeden z najważniejszych przedmiotów pośrednictwa, nie jest jedynym. Pośrednictwo w obrocie nieruchomościami polega na zawodowym wykonywaniu przez pośrednika w obrocie nieruchomościami czynności, które mają zmierzać do: nabycia lub zbycia praw do nieruchomości, nabycia lub zbycia własnościowego spółdzielczego prawa do lokalu mieszkalnego, spółdzielczego prawa do lokalu użytkowego lub prawa do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowe, najmu lub dzierżawy nieruchomości albo ich części, lub innych niż wymienione wyżej, mających za przedmiot prawa do nieruchomości lub ich części. Pośrednik może także wykonywać opracowania i ekspertyzy oraz doradztwo w zakresie rynku nieruchomości. Tytuł zawodowy „pośrednik w obrocie nieruchomości” podlega ochronie. Posługiwanie się nim bez podstawy prawnej skutkuje nieważnością zaciągniętych w związku z tym zobowiązań oraz wypełnia znamiona czynu, który zgodnie z przepisami karnymi ustawy o gospodarce nieruchomościami podlega karze areszty, ograniczenia wolności albo grzywny (art. 198). Licencję zawodową, na podstawie której pośrednik może wykonywać działalność zawodową nadaje się osobie fizycznej, która zgodnie z art. 1182 ustawy:
– posiada pełną zdolność do czynności prawnych;
– nie była karana za przestępstwa przeciwko mieniu, dokumentom, za przestępstwa
gospodarcze, za fałszowanie pieniędzy, papierów wartościowych, znaków urzędowych, za składanie fałszywych zeznań oraz za przestępstwa skarbowe;
– posiada wyższe wykształcenie;
– ukończyła studia podyplomowe w zakresie pośrednictwa w obrocie nieruchomościami (obowiązek ten nie dotyczy osób, które ukończyły studia wyższe, których program uwzględnia co najmniej minimalne wymogi programowe dla studiów podyplomowych w zakresie pośrednictwa w obrocie nieruchomościami);
– odbyła praktykę zawodową w zakresie pośrednictwa w obrocie nieruchomościami.
Osoba nieposiadająca obywatelstwa polskiego może otrzymać licencję zawodową pośrednika w obrocie nieruchomościami po spełnieniu wyżej wymienionych warunków oraz spełnieniu dodatkowego kryterium jakim jest wykazanie się biegłą znajomością języka polskiego.
Pośrednik może wykonywać czynności, o których mowa w art. 180 ustawy o gospodarce nieruchomościami, a które zostały przytoczone powyżej, osobiście bądź korzystając z pomocy innych osób wykonujących czynności pomocnicze i działających pod jego bezpośrednim nadzorem, za co ponosi odpowiedzialność zawodową określoną w ustawie. Nie istnieje żaden katalog czynności, które zostały uznane za pomocnicze. Należy zatem uznać, że każda czynność jest pomocnicza, jeśli wykonuje ją pomocnik. Bezpośredniość nadzoru przejawia się w tym, że wykonywać go może tylko i wyłącznie pośrednik, a nie natomiast np. jego pełnomocnik. Sam nadzór, w uproszczeniu, sprowadza się do kontroli, która porównuje sytuację zastaną z oczekiwaną oraz do związanej z jej wynikiem reakcji.
Umowa pośrednictwa w obrocie nieruchomościami, pod rygorem nieważności, wymaga formy pisemnej (art. 180 ust. 3). Należy ją uznać za element najważniejszy w procesie kształtowania praw i obowiązków pośrednika, ponieważ określa treść stosunku prawnego, który łączy go z zamawiającym. W umowie pośrednictwa dochodzi do zobowiązania się przez pośrednika do dokonywania dla zamawiającego czynności zmierzających do zawarcia określonych umów, a po stronie zamawiającego do zobowiązania się do zapłaty pośrednikowi wynagrodzenia. Umowa pośrednictwa, jako umowa konsensualna i wzajemna, dochodzi do skutku w wyniki zgodnego oświadczenia woli stron. W umowie, w szczególności, powinno się znaleźć wskazanie pośrednika w obrocie nieruchomościami odpowiedzialnego zawodowo za jej wykonanie, numer jego licencji zawodowej oraz oświadczenie o posiadanym ubezpieczeniu odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z wykonywaniem czynności pośrednictwa nieruchomościami (zgodnie z art. 181 ust. 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami, pośrednik podlega obowiązkowemu ubezpieczeniu odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z wykonywaniem czynności przez niego samego, jak i za szkody wyrządzone przez osoby, które wykonując czynności pomocnicze, działają pod jego nadzorem).
W umowie określa się także sposób ustalenia lub wysokość wynagrodzenia za czynności pośrednictwa w obrocie nieruchomościami (art. 180 ust. 5). W przypadku nieokreślenia wynagrodzenia w umowie, pośrednikowi przysługuje wynagrodzenie zwyczajowo przyjęte w danych stosunkach. Zazwyczaj wynagrodzenie ustala się jako ułamek liczony od ceny sprzedaży własności, użytkowania wieczystego lub innego prawa do nieruchomości. Można także ustalić wynagrodzenie od wartości nieruchomości na podstawie stosownego operatu oraz w odniesieniu do tzw. ceny ofertowej. Wynagrodzenie może przybierać także postać mieszaną, tzn. stało-prowizyjną, gdzie pewna suma zostaje przyznana pośrednikowi za prezentowanie i reklamowanie nieruchomości, a prowizja jest uzależniona od faktu sprzedaży nieruchomości. W sytuacjach, gdy mamy do czynienia z doprowadzeniem przez pośrednika do zwarcia umowy najmu czy dzierżawy, na wielkość wynagrodzenia wpływa najczęściej wielkość czynszu, a także sposób wynegocjowania umowy, a w szczególności – długość najmu, okres wypowiedzenia, wielkość najętej powierzchni. Odpłatny charakter umowy pośrednictwa w obrocie nieruchomościami nie budzi wątpliwości. Pojawiają się one w kwestii, kiedy pośrednik może domagać się zapłaty. Zasadnicze zdaje się tutaj być uznanie umowy pośrednictwa w obrocie nieruchomościami za umowę starannego działania, co nie powoduje uzależnienia zapłaty od wystąpienia określonego skutku. Jednakże za sprzeczne ze społeczno-gospodarczym przeznaczeniem pośrednictwa można by było uznać pobranie pełnej prowizji za pośrednictwo, mimo iż nie doszło do przeniesienia praw. Dlatego też powszechnie przyjęte rozwiązanie w praktyce opiera się na zawieraniu umów rezultatu, gdzie do zapłaty połowy prowizji dochodzi przy zawarciu umowy przedwstępnej, a druga część najpóźniej w dniu zawarcia aktu, który przenosi własność nieruchomości, bądź inne do niej prawa.
