Decyzja jako dokument elektroniczny

Decyzja administracyjna stanowi jednostronne wyrażenie woli organu administracyjnego skierowanego do określonego adresata wywołując przy tym określone skutki prawne . Rozstrzygnięcie sprawy określa daną sytuację co do jej istoty w całości lub w części. Tradycyjne metoda wydania decyzji zostanie zastąpione formą elektroniczną stanowiącą dokument elektroniczny.

W myśl art. 107 §1 KPA decyzja administracyjna  musi zawierać niezbędne elementy,   należą do nich mim.

- oznaczenie organu administracji

- data wydania

-oznaczenie strony  lub stron

- podstawę prawną

- rozstrzygnięcie sprawy

-uzasadnienie faktyczne i prawne  - które stanowi wyjaśnienie  danej sprawy  oraz wyjaśnienie podstawy prawnej

- pouczenie o złożeniu odwołania 

- podpis z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego  osoby uprawnionej do wydania decyzji.

Na podstawie art. 76 § 1 KPA  czytamy iż dokumenty urzędowe sporządzone w formie pisemnej stanowią  dowód  potwierdzający to co w nich zostało zawarte , analizując wskazany przepis wiemy że taki dokument  wykazuje zgodność z prawem  potwierdzone przez organ wydający daną decyzje . Decyzja  będąca dokumentem urzędowym musi posiadać  dwa podstawowe wymogi tj:

- wydana musi być przez uprawniony organ

- musi zachować odpowiednią formę

Obecnie wymogi te muszą zachować dokumenty które nadal są wydawane w formie tradycyjnej jak i te sporządzone w formie elektronicznej ponieważ w oby przypadkach istnieje możliwość podpisania  owych dokumentów  w przypadku  formy elektronicznej   warunkiem jest podpis elektroniczny. W ramach regulacji prawnych dokument  wydany w formie elektronicznej   stanowi również dokument   który uznawany jest  za dokument urzędowy   i określa pewne skutki prawne. Porównując znaczenie dokumentu tradycyjnego w stosunku do dokumentu elektronicznego możemy powiedzieć że w punktu widzenia informatycznego  stanowi dane  które są zapisywane  na dowolnym nośniku  przechowywanym za pomocą  odpowiedniego oprogramowania z zachowaniem możliwości edycji, kopii. Natomiast zgodnie z  art. 3 pkt 2 ustawy o informatyzacji  podmiotów publicznych dokumentem elektronicznym  jest  zbiór danych uporządkowanych   w określonej strukturze wewnętrznej i zapisywany na nośniku informatycznym. Informatycznym nośnikiem jest  urządzenie  służące do   zapisywania , przechowywania i odczytywania danego pliku. W praktyce wiemy że dokument elektroniczny stanowi plik komputerowy .Powyższy przepis również stanowi  iż wydruk komputerowy   może również być traktowany jako dokument elektroniczny , bardzo ważne w tym przypadku jest zastosowanie podpisu elektronicznego . Sporządzenie decyzji jako dokumentu elektronicznego  musi zachować odpowiednią formę   w pierwszej kolejności zatem   jest droga do  organu administracji  publicznej .Często pojawiają się dwie możliwości   takie w których  z jednej strony obywatel sam sporządza pismo  (podanie) , a z drugiej strony może nastąpić  zastosowanie odpowiedniej formy np. wypełnienie konkretnego formularza.

Elektroniczna decyzja administracyjna jest odzwierciedleniem  tradycyjnej decyzji  , sposób jej doręczenia określa min. art. 391§ 1 pkt 1,2 KPA  w którym  powołuje się na organ  administracji  określając ze doręczenie  może nastąpić za pomocą  środków komunikacji elektronicznej  jeżeli strona wystąpiła  do organu   administracji publicznej o doręczenie  lub wyraziła zgodę   na doręczenie  jej pism właśnie w takiej formie .Taka forma wydania decyzji może zostać wydana  również wtedy gdy organ zaproponował sam  taką formę  komunikacji . W celu doręczenia decyzji jako dokumentu elektronicznego organ administracji przesyła na adres elektroniczny  adresata informację zawierającą  wskazanie że adresat może odebrać  dokument drogą elektroniczną , ponadto musi wskazać  swój adres elektroniczny na który zostanie decyzja wysłana  oraz pouczenie dotyczące sposobu odbioru decyzji w tym sposobu identyfikacji  pod wskazanym adresem .

Ważnym atutem  wprowadzającym elektroniczną decyzje administracyjną jest fakt iż  informacja o takim sposobie wydawania decyzji i doręczania decyzji  powinna zostać  powszechnie dostępna , oprócz Biuletynu Informacji Publicznej danego podmiotu administracji publicznej powinien również być udostępniony  adres  elektronicznej skrzynki podawczej .Rozwój  technologii informatycznych  wprowadza szersze znaczenie w  zakresie prawa a także skutkuje  potrzebą  dokładniejszego  przyjrzenia się dokumentom sporządzanym drogą elektroniczną i ich zastosowaniu w urzędach i sądach .

Angelika Marszałek

Pytania i odpowiedzi zobacz więcej >>