W nawiązaniu do art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, za koszty uzyskania przychodu uważa się koszty poniesione w celu osiągnięcia, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodu. Konieczne jest, aby pomiędzy wydatkiem a przychodem istniał związek przyczynowo-skutkowy. Wydatki muszą być uzasadnione ekonomicznie i powinny wiązać się z uzyskaniem przychodu przez dany podmiot.
Jeżeli chodzi o możliwość zaliczenia ZFŚS do kosztów uzyskania przychodów zastosowanie znajduje art. 16 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. W ust. 1 pkt. 9 tej ustawy ustawodawca dokonał wyłączenia z kosztów uzyskania przychodu odpisów i wpłat na różnego rodzaju fundusze tworzone przez podatnika. Jednocześnie określił pewne wyjątki od tej zasady, w tym m.in. odpisy i zwiększenia, które w rozumieniu przepisów o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych obciążają koszty działalności pracodawcy, jeżeli środki pieniężne stanowiące równowartość tych odpisów i zwiększeń zostały wpłacone na rachunek Funduszu. Oznacza to, że koniecznym warunkiem do uznania odpisów na ZFŚS za koszt uzyskania przychodu jest dokonanie faktycznej wpłaty środków pieniężnych na rachunek Funduszu.
Jeżeli więc przedsiębiorca w 2011 roku z jakiegoś powodu nie dokonał wpłaty na rachunek ZFŚS, wpłata nastąpiła dopiero w 2012 roku, to właśnie w 2012 roku rozpoznamy wpłatę jako koszt uzyskania przychodu. Takie podejście znajduje uzasadnienie w art. 15 ust. 4d ustawy, zgodnie z którym koszty pośrednie potrącane są w dacie ich poniesienia.
