Kiedy pracodawca wysyła nas w popularną delegację, a więc na wyjazd służbowy, to w kontekście prawa mówimy o pojęciu podróży służbowej. Jaka jest jej definicja? Kto ponosi koszty? Jak wygląda to w przypadku pracy w budżetówce, a jak w przypadku pracy w innym miejscu?
Podróż służbowa. Definicja
O podróży służbowej mówimy wtedy, kiedy wykonujemy na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się jego siedziba lub poza stałym miejscem pracy.
Warto zaznaczyć, że w orzecznictwie powszechnie przyjmuje się, że podróż służbowa jest wydarzeniem okazjonalnym lub incydentalnym. Podróżą służbową nie jest więc np. wykonywanie przez nas zadań w różnych miejscowościach, gdy zostało to określone w umowie o pracę i nie jest konieczne wydanie nam odrębnego polecenia.
Pracodawca przy wysyłaniu nas w podróż służbową powinien szczegółowo określić nam zadanie, termin jego wykonania oraz miejsce realizacji. W literaturze przedmiotu nie uznaje się za podróż służbową stałego wykonywania zadań w różnych miejscowościach i terminach, których wyboru dokonujemy sami w ramach uzgodnionego rodzaju pracy.
Także stałe przemieszczanie się w przypadku pracowników mobilnych nie jest zjawiskiem wyjątkowym, ale normalnym wykonywaniem obowiązków.
Koszty podróży służbowej w państwowej i samorządowej jednostce sfery budżetowej
Przysługują nam należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Chodzi o diety, zwrot kosztów przejazdów i dojazdów, noclegów, ale także innych niezbędnych i udokumentowanych wydatków.
To czym udamy się w podróż służbową krajową czy zagraniczną, określa pracodawca.
Podróż służbowa a zwrot kosztów przejazdu
Zwrot kosztów przejazdu przysługuje nam w takiej wysokości w jakie udokumentujemy to biletami lub fakturami. Na nasz wniosek, pracodawca może się zgodzić na przejazd pojazdem, który nie jest jego własnością. Wtedy także przysługuje nam zwrot kosztów przejazdu. Jak go obliczyć? Jest to iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę. Nie może być ona wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie ustawy o transporcie drogowym.
Jeśli w czasie podróży krajowej lub podróży zagranicznej poniesiemy inne, niezbędne wydatki, które są związane z podróżą służbową, ale także są określone lub uznane przez naszego pracodawcę, to także ich koszt zostanie nam zwrócony w takiej wysokości w jakiej to udokumentujemy.
Mogą to być:
- opłaty za bagaż,
- przejazd drogami płatnymi i autostradami,
- postój w strefie płatnego parkowania,
- miejsca parkingowe
- oraz inne niezbędne wydatki
Rozliczenie kosztów podróży służbowej musimy zrobić nie nie później niż w 14 dni od dnia zakończenia naszej podróży. Do rozliczenia załączamy rachunki, faktury lub bilety. Nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami.
W przypadku gdy nie możemy przedstawić dokumentu, składamy pisemne oświadczenie o naszym wydatku oraz o tym dlaczego nie możemy go udokumentować.
Podróż służbowa krajowa. Dieta, nocleg, wyżywienie
O tym w jakiej miejscowości zaczniemy i skończymy podróż służbową krajową, decyduje pracodawca.
Dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 30 zł za dobę podróży. Jak oblicza się należności z tytuły diet? Za czas od rozpoczęcia podróży krajowej do powrotu.
Jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
- mniej niż 8 godzin – dieta nam nie przysługuje,
- od 8 do 12 godzin – przysługuje nam 50% diety,
- ponad 12 godzin – przysługuje nam dieta w pełnej wysokości;
Jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje nam dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
- do 8 godzin – przysługuje nam 50% diety,
- ponad 8 godzin – przysługuje nam dieta w pełnej wysokości.
Dieta nie przysługuje nam, jeśli zostaniemy delegowani do miejscowości naszego pobytu stałego lub czasowego. Także w przypadkach, kiedy przebywamy w podróży krajowej trwającej co najmniej 10 dni i przysługuje nam zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez pracodawcę, do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem. Jeżeli mamy zapewnione bezpłatne całodzienne wyżywienie, to również nie przysługuje nam dieta.
Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:
- śniadanie – 25% diety;
- obiad – 50% diety;
- kolacja – 25% diety
Za nocleg w hotelu w czasie podróży krajowej, przysługuje nam zwrot kosztów w takiej wysokości jaka jest na rachunku. Nie może ona być jednak wyższa za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety. Jednak w uzasadnionych przypadkach nasz pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit.
Jeśli nie mamy zapewnionego bezpłatnego noclegu i nie przedłożymy rachunku, to przysługuje nam ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety. Ryczałt za nocleg przysługuje nam, jeżeli trwa on co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7.
Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, a także jeżeli nasz pracodawca uzna, że mamy możliwość codziennego powrotu do miejscowości naszego stałego lub czasowego pobytu.
Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej przysługuje nam ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety. Ryczałt nie przysługuje nam, jeśli nie ponosimy kosztów dojazdów.
Jeśli jesteśmy w podróży krajowej co najmniej 10 dni, to przysługuje nam zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez pracodawcę, do miejscowości naszego pobytu stałego lub czasowego i z powrotem.
Na nasz wniosek, pracodawca przyznaje zaliczkę na niezbędne koszty podróży krajowej.
Podróż służbowa zagraniczna
Jak liczy się czas podróży zagranicznej? W przypadku gdy odbywamy ją środkami komunikacji:
- lądowej – od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju;
- lotniczej – od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju;
- morskiej – od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.
Dieta w czasie podróży zagranicznej jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki. Przysługuje nam w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa naszej podróży zagranicznej. Jeśli jedziemy do dwóch lub większej liczby państw, to nasz pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe.
Jak oblicza się należność z tytuły diet?
1) za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości;
2) za niepełną dobę podróży zagranicznej:
- do 8 godzin – przysługuje nam 1/3 diety,
- ponad 8 do 12 godzin – przysługuje nam 50% diety,
- ponad 12 godzin – przysługuje nam dieta w pełnej wysokości.
Musimy pamiętać, że wysokość diety za dobę podróży zagranicznej w poszczególnych państwach jest dokładnie określona w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej.
Jeśli w czasie podróży zagranicznej mamy zapewnione bezpłatne, całodzienne wyżywienie, to przysługuje nam 25% diety.
Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:
- śniadanie – 15% diety;
- obiad – 30% diety;
- kolacja – 30% diety.
Jeśli w czasie podróży zagranicznej otrzymujemy należność na wyżywienie, to dieta nie przysługuje. Jeżeli należność jest niższa od diety, przysługuje nam wyrównanie do wysokości należnej diety.
Za każdą dobę pobytu w szpitalu w czasie podróży zagranicznej przysługuje nam 25% diety.
Za nocleg podczas podróży zagranicznej przysługuje nam zwrot kosztów. Jego wysokość zostanie ustalona na podstawie rachunku. Jeśli go nie mamy, przysługuje nam ryczałt w wysokości 25% limitu. Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu. W uzasadnionych przypadkach, nasz pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg, stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit.
Przysługuje nam także ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w której korzystaliśmy z noclegu.
Jeśli ponosimy koszty dojazdu wyłącznie w jedną stronę, przysługuje nam ryczałt w wysokości 50% diety. Na pokrycie kosztów dojazdów komunikacją miejscową, przysługuje nam ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży zagranicznej.
Ryczałty nie przysługują, jeżeli odbywamy podróż zagraniczną służbowym lub prywatnym pojazdem lub jeśli mamy zapewnione bezpłatne dojazdy.
Nasz pracodawca może się zgodzić na zwrot kosztów przewozu samolotem bagażu osobistego o wadze do 30 kg. Jest ona liczona łącznie z wagą bagażu opłaconego w cenie biletu, jeżeli nasza podróż zagraniczna trwa ponad 30 dni lub jeżeli naszym państwem docelowym jest państwo pozaeuropejskie.
Jeśli zachorujemy w czasie podróży zagranicznej, to przysługuje nam zwrot udokumentowanych, niezbędnych kosztów leczenia. Nie zostaną nam zwrócone koszty zakupu leków, które kupimy za granicą, jeśli ich zakup nie był konieczny, a także koszty zabiegów chirurgii plastycznej i kosmetycznych oraz koszty nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych lub okularów.
Jeśli pracownik umrze za granicą, pracodawca pokrywa koszty transportu zwłok do kraju.
Od pracodawcy otrzymujemy zaliczkę w obcej walucie na niezbędne koszty naszej podróży zagranicznej. Za naszą zgodą zaliczka może być wypłacona w złotówkach. Ma to być równowartość według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych, określonego przez Narodowy Bank Polski z dnia wypłaty zaliczki. Rozliczenie kosztów naszej podróży zagranicznej jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki w walucie wymienialnej albo w złotówkach.
Podróż służbowa i jej koszty u innych pracodawców
To jakie są warunki wypłacania nam należności z tytułu podróży służbowej jeżeli jesteśmy zatrudnieni u innego pracodawcy niż w państwowej lub samorządowej budżetówce, określa się w układzie zbiorowym pracy, w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli nasz pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.
Ważne jest to, że postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub naszej umowy o pracę, nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta dla pracownika budżetówki państwowej lub samorządowej.
Jeśli układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania albo nasza umowa o pracę nie zawiera warunków o wypłacaniu nam należności z tytułu podróży służbowej, to przysługują nam należności według przepisów dla pracowników z państwowej lub samorządowej jednostki sfery budżetowej.
