Faza przygotowawcza
Aby dokonanie przekształcenia było możliwe, trzeba przygotować wymagane przez ustawę dokumenty.
Po pierwsze, musi zostać sporządzony plan przekształcenia w formie aktu notarialnego pod rygorem nieważności (art. 584(5) pkt 1 k.s.h.). Minimalnym zakresem zawartości tego planu jest ustalona wartość bilansowa majątku przekształcanego przedsiębiorcy na określony dzień w miesiącu poprzedzającym sporządzenie planu. W praktyce wskazane jest, aby ponadto w planie podać również określenie rodzaju spółki przekształconej oraz liczbę i wartość udziałów lub akcji obejmowanych w tej spółce (por. A. Kidyba, Komentarz do art. 584(5) Kodeksu spółek handlowych, Lex nr 127540).
Po drugie, plan podlega sprawdzeniu przez biegłego rewidenta pod względem poprawności i rzetelności. Poprawnie sporządzony plan przekształcenia spełnia wszelkie wymogi formalne i merytoryczne, a rzetelny plan musi być zgodny z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczych. W celu dokonania sprawdzenia planu, przedsiębiorca składa wniosek do sądu właściwego dla jego siedziby o wyznaczenie biegłego rewidenta. Sąd oznacza termin do sporządzenia opinii przez biegłego rewidenta, który maksymalnie może wynosić dwa miesiące. Po zaopiniowaniu planu, biegły rewident przesyła szczegółową opinię wraz z planem przekształcenia do sądu rejestrowego oraz przedsiębiorcy.
Za wykonaną opinię biegłemu rewidentowi przysługuje wynagrodzenie, którego wysokość określa sąd rejestrowy, ale obowiązek jego zapłaty spoczywa na przedsiębiorcy w ciągu dwóch tygodni od orzeczenia sądu w tym zakresie pod rygorem przymusowego ściągnięcia tych należności w trybie egzekucji opłat sądowych (art. 584(8) § 4 i 5 k.s.h.).
Do planu przekształcenia przedsiębiorca ma obowiązek przedłożyć załączniki, czyli projekt oświadczenia o przekształceniu, projekt aktu założycielskiego lub statutu, wycenę składników majątku oraz sprawozdania finansowe dla celów przekształcenia na dzień w miesiącu poprzedzającym sporządzenie planu przekształcenia (art. 584(7) § 2 k.s.h.). W literaturze podkreśla się problem ze sporządzeniem sprawozdania finansowego, jeśli jednoosobowy przedsiębiorca nie ma obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych (na podstawie ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, Dz. U. 1994 nr 121 poz. 591 ze zm.). Będzie wtedy konieczna zmiana zasad rachunkowości w przekształcanym podmiocie wyłącznie w celu wykonania tego sprawozdania (por. A. Kidyba, Komentarz do art. 584(7) Kodeksu spółek handlowych, Lex nr 127542).
Faza właścicielska
Kolejna faza przekształcenia polega na złożeniu oświadczenia o przekształceniu, powołaniu członków organów spółki przekształconej oraz zawarciu umowy spółki lub podpisaniu statutu. Oświadczenie o przekształceniu wymaga zachowania formy aktu notarialnego pod rygorem nieważności i powinno określać typ spółki przekształconej, wysokość kapitału zakładowego, oznaczenie członków zarządu oraz fakultatywnie zakres praw osobistych dla przedsiębiorcy przekształcanego jako wspólnika lub akcjonariusza spółki przekształconej (art. 584(9) k.s.h.). W oświadczeniu dotychczasowy przedsiębiorca wyraża wolę zmiany formy prawnej prowadzonej działalności w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością lub spółkę akcyjną.
Powołanie członków organów zależy od wybranego rodzaju spółki przekształconej. W przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością obligatoryjne jest powołanie zarządu, zaś utworzenie rady nadzorczej czy komisji rewizyjnej zasadniczo jest fakultatywne. W razie powstania spółki akcyjnej obowiązkowo powołuje się członków zarządu i rady nadzorczej.
Faza sądowa
Ostatecznie następuje etap rejestracji, czyli wpis spółki przekształconej do rejestru przedsiębiorców przez sąd. Wniosek o wpis przekształcenia do rejestru wnoszą wszyscy członkowie zarządu spółki przekształconej (art. 584(11) k.s.h.), przy wykonywaniu tej czynności nie jest dopuszczalne zastępstwo przez pełnomocnika. Wpis ogłaszany jest tylko na wniosek członków zarządu (art. 584(12) k.s.h.). Dzień wpisu spółki do rejestru oznaczony jest jako dzień przekształcenia, od którego zachodzą skutki przekształcenia (art. 5841 § 1 k.s.h.), gdyż wpis ten ma charakter konstytutywny. Na sąd rejestrowy nałożono obowiązek przesłania odpisu postanowienia o wpisie spółki przekształconej do organu ewidencyjnego właściwego według miejsca zamieszkania przekształcanego przedsiębiorcy (art. 584(1) § 2 k.s.h.), który zobowiązany jest do wykreślenia go z urzędu z ewidencji działalności gospodarczej.
