Jakkolwiek duże firmy powierzają negocjacje wyspecjalizowanym podmiotom – kancelariom prawnym bądź też specjalizującym się w tych dziedzinach negocjatorom, wielu mikro przedsiębiorców oraz osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą nie korzysta przy zawieraniu tego typu umów z fachowych konsultacji, podejmując samodzielnie ryzyko decyzyjne.
Istotą umowy najmu jest udostępnienie przez jedną ze stron – wynajmującego (w tym przypadku zarządcy centrum handlowym) na pewien okres rzeczy do korzystania (używania) drugiej stronie – najemcy (tutaj przedsiębiorcy) – w zamian za odpowiednie wynagrodzenie. Warto pamiętać że zawierając tego typu umowę jako podmiot prowadzący działalność gospodarczą traktowani jesteśmy z prawnego punktu widzenia jako profesjonalista i to niezależnie czy jesteśmy spółką zatrudniającą kilkaset osób czy osobą prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą. Zgodnie z ugruntowanym orzecznictwem przedsiębiorca jako profesjonalny uczestnik obrotu gospodarczego ma obowiązek znać przepisy prawne regulujące ten obrót. Pomimo występującej w praktyce nie równorzędności sił, stając do negocjacji z ogromnym molochem, warto zadbać by znalazły się w umowie postanowienia w sposób przynajmniej minimalny zabezpieczający nasze interesy jako najemcy biorąc pod uwagę kondycję finansową, pozycję na rynku i wynikające z powyższego nasze możliwości płatnicze. W pierwszej kolejności należy zapoznać się dokładnie z proponowanymi nam warunkami, poddając je przynajmniej kilkukrotnej analizie, mając na uwadze, iż przedstawiony przez wynajmującego wzorzec jest z reguły propozycją zawarcia umowy uwzględniającą w szczególności jednostronne, partykularne interesy wynajmującego.
Zasadniczymi elementami na które powinniśmy w pierwszej kolejności zwrócić uwagę są: długość trwania umowy najmu, warunki jej wypowiedzenia, sposób rozliczania nakładów na rzecz wynajmowaną, warunki rozliczenia kosztów eksploatacyjnych takich jak prąd, gaz, ogrzewanie, media, możliwość jednostronnej zmiany stawki czynszu (waloryzacja opłaty czynszowej), sposób i wysokość zabezpieczenia, a w reszcie rodzaj i wysokość zastrzeżonych kar umownych. Poza zasadniczą umową zostanie przedstawionych nam szereg dokumentów stanowiących załącznik do właściwej umowy najmu takich jak: regulamin wewnętrzny centrum handlowego (istotne by dokładnie zapoznać się z godzinami otwarcia centrum handlowego oraz dniami pracy, centra handlowe często pozostają otwarte w niedziele i święta, nakładając na najemcę obowiązek prowadzenia w tym czasie działalności, obwarowany z reguły sankcją w postaci obowiązku zapłaty kary umownej), mapki i szkice sytuacyjne położenia powierzchni wynajmowanej (umiejscowienie w sposób istotny przekłada się na wielkość obrotów firmy, niebagatelny wpływ ma również sąsiedztwo innych najemców, szczególnie znanych firm). Warto również zwrócić uwagę, iż na mierzalny sukces naszej firmy niebagatelny wpływ, będzie miała obecność innych najemców, którzy swoją obecnością mają przyciągać potencjalnych klientów (tzw. anchor tenant). W takim przypadku zawarcie umowy najmu można zawrzeć pod warunkiem obecności owego kluczowego najemcy (ów) ewentualnie w zapisach umowy przewidzieć możliwość jej rozwiązania w przypadku wycofania się kluczowego najemcy (ów).
czas trwania umowy najmu
W pierwszej kolejności należy zwrócić uwagę na okres na jaki zawierana ma być umowa. Umowa najmu może być zawarta na czas oznaczony – wtedy kończy się bądź z nadejściem określonego terminu bądź na skutek wypowiedzenia z przyczyn określonych w umowie, bądź na czas nieoznaczony – wówczas kończy się z upływem okresu wypowiedzenia. Trwałością stosunku najmu będzie zainteresowany w sposób oczywisty najemca, który poczynił nakłady na rzecz wynajmowaną, celem jej przystosowania i wyposażenia dla potrzeb planowanej dzielności. Trzeba jednak pamiętać że umowy najmu zawartej na czas oznaczony nie będzie się dało co do zasady rozwiązać przed upływem końcowego okresu, o ile wyraźnie nie przewidzimy w treści takiej możliwości. Pamiętać przy tym trzeba, że przyczyna wypowiedzenia musi zostać konkretnie zdefiniowana, poprzez wskazanie sytuacji, których zaistnienie będzie uprawniało do jej wypowiedzenia (o tym dalej). Pamiętać trzeba, że podpisując umowę najmu z wadliwie sformułowaną klauzulą wypowiedzenia narażamy się na ryzyko jej bezskuteczności, co powoduje obowiązek kontynuowania niechcianej umowy najmu. Zwrócić należy uwagę iż upływ oznaczonego w umowie okresu na jaki była ona zawarta nie będzie z reguły powodował wygaśnięcia umowy, a to za sprawą klauzul powodujących automatyczne przedłużenie tak zawartej umowy. Z reguły umowy najmu zawierają postanowienia przewidujące przedłużenie umowy najmu na dalszy czas określony lub nieokreślony. Wielu wynajmujących, szczególnie centra handlowe o gorszej renomie tudzież lokalizacji będzie żywotnie zainteresowana zatrzymaniem najemcy, wprowadzając do umów najmu klauzulę powodującą automatyczne jej przedłużenie, pod warunkiem iż najemca odpowiednio wcześniej nie zasygnalizuje wynajmującemu braku chęci kontunuowania umowy. Klauzule te mogą mieć przykładowo taką oto treść: Po upływie okresu wskazanego w paragrafie ….powyżej, umowę uznaje się za ponownie zawartą na dalszy okres trzech lat, o ile najpóźniej na 3 miesiące przed upływem końcowego terminu obowiązywania umowy, żadna ze stron nie złoży pisemnego oświadczenia drugiej stronie, o braku zamiaru kontynuowania umowy. Powyższe oznacza iż brak reakcji z naszej strony (w określonym, ograniczonym czasie) powodować będzie samoczynne przedłużanie umowy najmu. Szczególnie niekorzystne dla najemcy może okazać się przedłużanie umowy na dalszy czas oznaczony, z powodu trudności z jej rozwiązaniem. Na powyższe powinni zwracać uwagę przede wszystkim przedsiębiorcy rozpoczynający działalność gospodarczą, by w sposób właściwy zabezpieczyć swoje interesy, przewidując w umowie zawartej na czas oznaczony sytuacje jej rozwiązania) w przeciwnym wypadku będą obciążeni koniecznością ponoszenia kosztów umowy najmu, aż do końca wyznaczonego okresu jej trwania.
Warto przy tym wspomnieć o domniemaniu prawnym związanym z formą zawarcia umowy najmu. Jakkolwiek umowa ta może zostać zawarta w dowolnej formie także ustnie, przepisy kodeksu cywilnego przewidują, iż umowa najmu nieruchomości lub pomieszczenia zawarta na okres dłuższy niż rok powinna być stwierdzona pismem, a w razie niezachowania tej formy umowę uważa się za zawartą na czas nieoznaczony (art.660 k.c). Również za zawartą na czas nieoznaczony będzie uznawana umowa najmu zawarta pomiędzy przedsiębiorcami na czas dłuższy niż 30 lat, po upływie tegoż okresu (art. 661 k.c.) .
