Nawiązanie kontaktu
W Japonii bardzo popularne jest nawiązywanie kontaktów businessowych poprzez kontakt osobisty oraz późniejsze pielęgnowanie tegoż kontaktu jako swoistego kapitału, rzadko korzysta się podczas prowadzenia negocjacji z środków przekazu na odległość. Sukces nawiązanego kontaktu, a także pomyślność jego późniejszego utrzymania wymaga dłuższego czasu niż w przypadku firm europejskich.
Istotnym elementem prowadzenia interesów w Japonii jest zwyczaj przedstawiania poprzez inną osobę, raczej unika się bezpośrednich zaproszeń na spotkanie businessowe czy też rozpoczynania rozmów bez wcześniejszego przygotowania. Osoba bądź inny podmiot przedstawiający niekoniecznie musi być związana z daną firmą, wystarczy, że będzie to ktoś, kto cieszy się zaufaniem w danym przedsiębiorstwie. Jest kilka sposobów na zaaranżowanie prezentacji firmy, może to być wyspecjalizowane biuro przedstawicielskie lub instytucja specjalizująca się w koordynacji tego typu przedsięwzięć.
Jeśli brak możliwości bycia przedstawionym przez cieszącą się zaufaniem danej firmy osoby, można podjąć próby umówienia się na spotkanie w sposób bezpośredni, jednak wtedy należy dążyć do współpracy z konkretną osobą w danym przedsiębiorstwie i koniecznie zapoznać się z funkcją, jaką pełni oraz jej nazwiskiem, aby uniknąć nieporozumień związanych z prowadzeniem negocjacji.
Japończycy niechętnie używają słowa „nie”, dlatego słowo „tak” może mieć tak naprawdę dużo znaczeń i nie zawsze oznacza potwierdzenie. W kulturze utrwaliło się przekonanie, że stanowcze zaprzeczenie zgody z cudzą opinią prowadzące do konfliktu, będące przeciwieństwem harmonii w stosunkach międzyludzkich. Cudzoziemcy często nie rozumieją tego zwyczaju i odbierają to jako niezdecydowane rozmówców. Dobry sposób uniknięcia nieporozumień stanowi grzeczne zakomunikowanie o woli szczerego wyrażania opinii lub uzyskanie opinii wszystkich członków grupy rozmówców.
Wizytówka – businessowe „ja”
Wizytówki stanowią bardzo istotny element kultury businessowej w Japonii i etyka nakazuje szczególny rytuał wymiany wizytówek, jak i również narzuca reguły dotyczące jej wyglądu. Ostatnio w związku z ożywieniem międzynarodowej współpracy gospodarczej przyjął się zwyczaj dwujęzycznych wizytówek, które z jednej strony posiadają nadruk w języku japońskim natomiast z drugiej – w języku angielskim.
Po otrzymaniu wizytówki japońskiego rozmówcy należy wręczyć mu swoją, co jest odbierane jako chęć rzeczywistego nawiązania kontaktu. Wręcza się je i odbiera obiema rękami, a tę otrzymaną powinno się położyć na blacie przed sobą i mieć ją przed oczami przez cały czas trwania rozmowy. Bardzo popularne są wizytowniki oraz rozmaite podpórki. Umieszczenie wizytówki poza zasięgiem własnego wzroku np. włożenie do teczki jest odbierane jako wielki nietakt!
Ojigi o shimasu, czyli kłaniam się…
Nieodłącznym elementem kultury Japonii są ukłonu, które niejednego europejczyka wprawiły w zakłopotani ze względu na ich różnorakie formy. Obcokrajowcom z zasady wybacza się nieznajomość etykiety ukłonów, dlatego też w większości przypadków najlepszym rozwiązaniem jest skinienie głową i odwzajemnienie uścisku dłoni japońskiego rozmówcy. Zawsze warto poczekać na reakcję Japończyków przy powitaniu, wtedy też uniknie się niezręcznych sytuacji.
