Warto na początku przeanalizować otrzymaną decyzję od strony formalnej. Pozwoli nam to pisząc odwołanie powołać się nie tylko na kwestie merytoryczne, z którymi się nie zgadzamy, ale i wskazać, że organ wydający decyzję nie działał starannie, przez co decyzja ma również braki formalne. Otrzymując decyzję niekorzystną dla nas musimy przede wszystkim zwrócić uwagę na to, czy zawiera ona wszystkie niezbędne elementy wymienione w artykule 107 Kodeksu postępowania administracyjnego, takie jak:
- oznaczenie organu administracji publicznej, który wydał decyzję, to jest dokładną nazwę organu i jego adres
- datę wydania decyzji,
- oznaczenie strony lub stron, jeżeli w postępowaniu bierze udział więcej zainteresowanych. Strony muszą być oznaczone poprzez podanie imion i nazwisk lub nazwy oraz adresu do doręczeń,
- powołanie podstawy prawnej zawierające dokładne oznaczenie danego przepisu w określonym akcie prawnym, tak aby strony mogły go bez problemu znaleźć,
- rozstrzygnięcie, poprzez które należy rozumieć jednoznaczne stwierdzenie organu czy przychyla się do złożonego przez nas podania czy nie. Musi być tak sformułowane, aby nie było wątpliwości co do stanowiska organu wydającego decyzję,
- uzasadnienie faktyczne i prawne. Ta część jest wykorzystywana przy pisaniu odwołania, jeśli chodzi o stronę merytoryczną. Istotne jest czy organ przywołał konkretne fakty wskazane w podaniu i czy logicznie powiązał je z obowiązującymi przepisami oraz które fakty podane przez stronę bądź strony postępowania uznał za udowodnione lub wiarygodne, a które zdaniem organu takimi nie są,
- pouczenie, czy i w jakim trybie służy odwołanie od decyzji. Pouczenie, jeżeli zawiera możliwość odwołania musi wskazywać dokładny termin (określony w dniach od dnia doręczenia) jaki przysługuje nam na wniesienie odwołania oraz precyzyjne oznaczenie organu do którego możemy się odwołać. Oznaczenie to powinno zawierać nazwę, ale również adres organu
- podpis z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego osoby upoważnionej do wydawania decyzji. Należy pamiętać, że jeżeli decyzji nie wydaje sam organ, tylko osoba przez niego upoważniona np. pracownik urzędu miasta zamiast burmistrza, obok stanowiska musi być zawarte stwierdzenie, iż dana osoba działa z upoważnienia określonego organu. W innej sytuacji taka osoba nie kompetencji do wydawania decyzji,
- niektóre decyzje muszą zawierać inne dodatkowe elementy określone w przepisach szczególnych.
Pewne odrębności będą dotyczyły, coraz częściej spotykanych, decyzji w formie dokumentu elektronicznego. Ponieważ na decyzji wysyłanej w ten sposób nie ma możliwości złożenia podpisu przez odpowiedni organ, decyzje te powinny być opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu.
Jeżeli brak jest któregokolwiek z wymienionych elementów, powołanie się na ten fakt w odwołaniu działa na naszą korzyść, ponieważ uwiarygadnia niestaranne działanie organu.
