Zagadnienie doręczeń reguluje rozdział 8 Kodeksu postępowania administracyjnego. Główną zasadą doręczania pism jest zasada oficjalności. Według niej organ administracji doręcza pisma za pokwitowaniem przez pocztę, przez swoich pracowników lub przez inne upoważnione osoby lub organy. Doręczenie może także nastąpić za pomocą środków komunikacji elektronicznej, jeżeli strona wyraża zgodę albo wystąpiła do organu administracji z wnioskiem o takie doręczenie. Wśród rodzajów doręczeń możemy wyróżnić:
• doręczenie właściwe (art. 39 k.p.a.) – które stosujemy do osób fizycznych, jednostek organizacyjnych i organizacji społecznych. Doręczenie właściwe charakteryzuje się tym, iż pismo trafia bezpośrednio do rąk adresata. Regułą jest doręczanie stronie pism osobiście, a jeśli działa ona przez przedstawiciela (np. w przypadku, gdy jest ona pozbawiona zdolności do czynności prawnych), pismo doręcza się temu przedstawicielowi. Jeśli w sprawie został ustanowiony pełnomocnik, na mocy art. 40 k.p.a. istnieje bezwzględny obowiązek dokonywania doręczeń temu pełnomocnikowi. Spośród kilku pełnomocników, strona może wskazać tego, któremu pisma należy doręczać. Pominięcie pełnomocnika strony jest równoznaczne z pominięciem strony w postępowaniu administracyjnym i jest przesłanką do wznowienia postępowania (zob. SA/Wr 875/86). Doręczenie osobom fizycznym następuje w miejscu ich zamieszkania lub w miejscu ich pracy, wyjątkowo w lokalu administracji publicznej albo, w wypadkach wyjątkowych, tam, gdzie się adresata zastanie (art. 42 k.p.a.). W toku postępowania strony, ich pełnomocnicy, jak i przedstawiciele zobowiązani są powiadomić organ o każdej zmianie swojego adresu, ze względu na to, iż przyjmuje się domniemanie skutecznego doręczenia pisma pod adresem organowi znanym, lecz już nieaktualnym.
• doręczenie zastępcze (art. 43 k.p.a.) – które stosujemy do osób fizycznych, osób prawnych, jak i innych jednostek organizacyjnych. Stosowane jest ono w przypadkach, gdy doręczający adresata pisma nie zastanie i przekaże je odpowiedniej osobie, która zobowiąże się do jego oddania adresatowi. Osobami tymi mogą być: dorosły domownik, sąsiad lub dozorca domu. O doręczeniu zastępczym zawiadamia się adresata pozostawiając zawiadomienie w drzwiach jego mieszkania lub skrzynce pocztowej.
Jeśli niemożliwe jest dokonania doręczenia właściwego, jak i zastępczego, Kodeks postępowania administracyjne przewiduje dwa rozwiązania:
1) złożenie pisma skierowanego do osoby fizycznej na czternaście dni w urzędzie pocztowym lub urzędzie gminy. Adresat jest zawiadamiany o pozostawieniu pisma wraz z możliwością jego odbioru dwukrotnie. Po upływie 14 dni przyjmuje się skutek doręczenia.
2) odstąpienie od doręczenia i powiadomienie stron w trybie obwieszczenia lub w inny zwyczajowo przyjęty w danej miejscowości sposób.
Kim jest dorosły, a kim jest domownik?
Za osobę dorosłą wymienioną w art. 43 k.p.a. , uznaje się osobę pełnoletnią w rozumieniu art. 10 par. 1 Kodeksu cywilnego. Za domownika zaś uznaje się zamieszkujących razem z adresatem w jednym mieszkaniu lub domu dorosłych krewnych lub powinowatych, niezależnie od tego, czy prowadzą z nim wspólne gospodarstwo domowe. Domownikami są ponadto osoby, dla których miejsce zamieszkania adresata jest aktualnym „centrum życiowej działalności”, ośrodkiem osobistych i majątkowych interesów. Ponadto, wymogiem uznania za domownika nie musi być zameldowanie w miejscu zamieszkania adresata.
Kiedy doręczenie jest skuteczne?
Odmowa złożenia podpisu i daty, czy odmowa przyjęcia pisma nie powodują, że doręczenie staje się nieskuteczne. Jest ono wtedy dokonane prawidłowo, bowiem przyjmuje się fikcję, iż doręczenie zostało dokonane w dacie odmowy przyjęcia pisma. (art. 47 k.p.a.). Tego toku rozumowania nie przyjmuje się w przypadku doręczania pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Potrzebne jest tu potwierdzenie doręczenia przekazane organowi. Także w razie niewskazania pełnomocnika do doręczeń przez stronę zamieszkałą lub przebywającą za granicą pisma pozostawia się w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia.
Zaznaczyć należy, że zastępczego doręczenia pisma może podjąć się jedynie osoba pełnoletnia, która jest w stanie w pełni ponosić odpowiedzialność za swoje postępowanie. Doręczenie więc pisma osobie niepełnoletniej stanowi przesłankę do stwierdzenia wadliwości doręczenia i obalenia domniemania doręczenia zastępczego. Można wtedy wnioskować o przywrócenie terminu do dokonania czynności procesowej w trybie art. 58 i nast. k.p.a., jeśli udowodnimy, że doręczenie nie miało miejsca z przyczyn niezawinionych przez adresata. Co więcej, jeśli osoba, która podjęła się oddania pisma adresatowi, w ogóle swojego zobowiązania nie wykonała, a adresat wykaże, że pismo nie zostało mu przekazane, żaden z terminów procesowych nie rozpoczyna swojego biegu. Nie musimy więc wnioskować o jego przywrócenie. (zob. III SA/Gl 276/11).
Zagadnienie doręczeń w postępowaniu administracyjnym jest traktowane w orzecznictwie kazuistycznie i opisowo, ze względu na konieczność precyzyjnego określenia, czy doręczenie rzeczywiście nastąpiło, a także wagę, jaką wiążą z instytucją doręczenia przepisy prawa. Od daty doręczenia bowiem biegną terminy materialne, jak i procesowe w postępowaniu, wyznaczające okresy, w których strony mogą korzystać ze swych uprawnień, czy muszą wypełnić nałożone na nie obowiązki. Od daty doręczenia liczy się terminy do stosowania środków egzekucyjnych, czy dyscyplinujących, jak również do skorzystania z drogi odwoławczej od rozstrzygnięć.
