Wydawanie zaświadczeń przez organy administracji publicznej

Wydanie zaświadczenia jest czynnością materialno- techniczną, nie rozstrzygającą- jak decyzja administracyjna- sprawy indywidualnej co do istoty. Sednem zaświadczenia jest urzędowe poświadczenie określonych faktów lub stanu prawnego.

Tryb i przesłanki wydawania zaświadczeń

Zaświadczenie wydawane jest w następujących sytuacjach:

a. Gdy osoba ubiega się o zaświadczenie ze względu na swój interes prawny w potwierdzeniu określonych faktów lub stanu prawnego,

b. Urzędowego potwierdzenia określonych faktów lub stanu prawnego wymaga przepis prawa.

Zaświadczenie wydawane jest jedynie na żądanie osoby ubiegającej się o nie, nigdy z urzędu. Można je zgłosić pisemnie, ustnie do protokołu, telegraficznie, za pomocą telefaksu, a także za pomocą środków komunikacji elektronicznej, przez elektroniczną skrzynkę podawcza organu. Wniosek powinien zawierać dane składającego, a także przepis prawa wymagający urzędowego potwierdzenia faktów lub stanu prawnego, ewentualnie wykazanie interesu prawnego w otrzymaniu zaświadczenia.

Termin zadośćuczynienia prośbie to maksymalnie siedem dni, lecz organ powinien dążyć do wcześniejszego- niezwłocznego- załatwienia sprawy.

Rodzaje rozstrzygnięć

Postępowanie w sprawie wydania zaświadczenia może zakończyć się jego wydaniem, odmową wydania, ewentualnie odmową wydania zaświadczenia o treści żądanej przez składającego wniosek.

Do odmowy wydania zaświadczenia dochodzi, gdy:

a. Organ uznał się za niewłaściwy w sprawie,

b. Nie wykazano należycie interesu prawnego w żądaniu wydania zaświadczenia,

c. Organ nie posiada danych niezbędnych do wydania zaświadczenia

d. Wydanie zaświadczenia jest niedopuszczalne ze względu na przepisy szczególne.

Od postanowień odmownych przysługuje środek odwoławczy do organu wyższego stopnia w postaci zażalenia. Należy złożyć je w ciągu 7 dni od dnia otrzymania odmowy wydania zaświadczenia (ew. zaświadczenia o określonej treści).

Organ wyższego stopnia decyduje o utrzymaniu w mocy lub uchyleniu postanowienia, które zostało zaskarżone. Nie jest natomiast władny wydać zaświadczenia w miejsce organu niższego stopnia.

Ograniczenia w sprawie żądania zaświadczenia

Ustawa przewiduje sytuacje, gdy organ nie może wymagać potwierdzenia faktów lub stanu prawnego. Następuje to, jeżeli:

a. Są one znane organowi z urzędu,

b. Możliwe są do ustalenia przez organ na podstawie:

• posiadanych przez niego ewidencji, rejestrów ew. innych danych,

• rejestrów publicznych posiadanych przez inne podmioty publiczne, do których organ ma dostęp w drodze elektronicznej na zasadach określonych w przepisach ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących działania publiczne,

• wymiany informacji z innym podmiotem publicznym na zasadach określonych w przepisach o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne,

• przedstawionych przez zainteresowanego do wglądu dokumentów urzędowych (np. dowodu osobistego czy rejestracyjnego).

Żądający zaświadczenia organ obowiązany jest każdorazowo wskazać na przepis prawa wymagający urzędowego poświadczenia określonych faktów lub stanu prawnego.

Jeżeli żaden przepis prawa nie wymaga przedstawienia zaświadczenia, organ odbiera od strony postępowania na jej wniosek, oświadczenie na określone okoliczności, złożone pod rygorem odpowiedzialności za fałszywe zeznania (art. 75 par. 2 k.p.a.).

Paula Słowik

Pytania i odpowiedzi zobacz więcej >>