Instytucja pomocy prawnej została uregulowana w art. 117 k.p.c. i ma na celu zapewnienie należytej ochrony stronie postępowania cywilnego, która z powodu swojej trudnej sytuacji finansowej nie jest w stanie ponieść kosztów związanych z wynagrodzeniem dla profesjonalnego pełnomocnika.
Z dniem 26 czerwca 2008 r. omawiany art. 117 § 1 zwrot: „zwolniona przez sąd od kosztów sądowych w całości lub części”, został uznany za niezgodny z art. 45 ust. 1 oraz art. 77 ust. 2 i art. 32 ust. 1 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej, wyrokiem Trybunału Konstytucyjnego z dnia 16 czerwca 2008 r.
Do wszczęcia procedury ustanowienia pełnomocnika z urzędu, potrzebny jest wniosek w tym przedmiocie złożony przez stronę w formie pisemnej lub ustnie do protokołu. Art. 117 § 2, stanowi wprost, że wniosek składa się w sądzie, w którym sprawa ma być wytoczona lub toczy się. W sytuacji gdy strona zainteresowana nie ma miejsca zamieszkania w siedzibie sądu, może zgłosić wniosek do sądu rejonowego właściwego ze względu na swoje miejsce zamieszkania, na którym ciąży obowiązek niezwłocznego przesłania wniosku sądowi właściwemu. Praktyka sądowa wykazała, że strony ubiegają się o pełnomocnika z urzędu, dopiero przy postępowaniu apelacyjnym lub kasacyjnym. Może to być spowodowane zmianą sytuacji materialnej strony, jak również zaawansowaniem i skomplikowaniem procedur odwoławczych i kasacyjnych. W takiej sytuacji w postępowaniu apelacyjnym lub kasacyjnym, sąd może przekazać sprawę do rozpoznania sądowi pierwszej instancji.
Sąd rozpoznaje wniosek niezwłocznie, zanim podejmie jakiekolwiek czynności procesowe. Jest to czynność dokonywana w pierwszej kolejności, gdyż jej zaniechanie może pociągnąć dla strony skutki w postaci nieważności postępowania z powodu uniemożliwienia stronie dochodzenia swych praw (art. 379 pkt.1). Postanowienie o ustanowieniu, odmowie ustanowienia sąd może wydać na posiedzeniu niejawnym. Takie postanowienie może wydać również referendarz sądowy.
Sąd ustanowi pełnomocnika dla strony jeśli jego udział uzna za potrzebny. Owa „potrzeba”, która stanowi przesłankę do ustanowienia pełnomocnika dla strony zwolnionej od kosztów sądowych, należy do swobodnej oceny sądu. Sąd uznaje w tej sytuacji udział adwokata lub racji prawnego za potrzebny przede wszystkim ze względu na wysoki poziom skomplikowania sprawy pod względem faktycznym lub prawnym, gdy strona wnioskująca jest nieporadna a czynności procesowe stanowią dla niej trudność. W sytuacji, gdy strona nie jest zwolniona od kosztów sądowych, a ubiega się o pełnomocnika procesowego, powinna wykazać, że nie może bez uszczerbku dla siebie i rodziny pokryć wynagrodzenia pełnomocnika. Judykatura wyraziła, pogląd, że jest to poziom rodziny średnio zarabiającej. Strona ma w obowiązku złożyć szczegółowe oświadczenie dotyczące osobistej sytuacji majątkowej, a w szczególności o stanie majątku, dochodów, zatrudnienia, licznie osób będących na utrzymaniu. Brak takiego oświadczenia spowoduje oddanie wniosku. Literatura i orzecznictwo wypowiada się również na temat chwilowych trudności finansowych, które nieuzasadnianą uwzględnienia wniosku.
W sytuacji gdy wniosek zostaje uwzględniony, sąd zwraca się do okręgowej rady adwokackiej lub okręgowej izby radców prawnych o wyznaczenie adwokata lub radcy prawnego. Jeśli ustanowiony w ten sposób pełnomocnik, zobowiązany jest podjąć czynności poza siedziba sądu, wówczas może zwrócić się do okręgowych rad z wnioskiem, o ustanowienie innego pełnomocnika. Wniesienie wniosku w czasie trwania postępowania nie skutkuje wstrzymaniem jego biegu. Taka sytuacja ma miejsce, gdy wniosek złożony jest w pozwie lub przed wytoczeniem powództwa. Sąd ma prawo wstrzymać się od rozpoznania sprawy do czasu prawomocnego rozstrzygnięcia wniosku. Może nie wyznaczyć rozprawy, a jeśli została wyznaczona może ją odwołać lub odroczyć.
Uwzględnienie wniosku, oznacza, że strona będzie miała zapewnioną ochronę w postaci adwokata lub racy prawnego, co jest równoznaczne z udzieleniem mu pełnomocnictwa procesowego. Może zaistnieć sytuacja, że ustaną okoliczności, które uzasadniały uwzględnienie wniosku, wówczas sąd cofnie ustanowienie radcy prawnego lub adwokata. Wówczas na stronie ciąży obowiązek uiszczenia opłaty za pracę pełnomocnika. Bardzo niekorzystna dla strony jest sytuacja w której pełnomocnik został ustanowiony dla niej na podstawie świadomie podanych przez nią nieprawdziwych wiadomości. Sąd obciąży stronę kosztami związanymi z wynagrodzeniem pełnomocnika, ponadto skaże ją na karę grzywny.
Ustanowione pełnomocnictwo gaśnie z chwilą śmierci strony dla, której ustanowiony był pełnomocnik. Jednak może on podejmować czynności niecierpiące zwłoki.
Instytucja pomocy prawnej z urzędu stanowi realizację przepisów Konstytucyjnych, które przyznają stronie prawo do uczciwego i rzetelnego procesu, jak również mają na celu zapewnienie jej ochrony.
