Postępowanie nakazowe ma charakter fakultatywny. Oznacza to, iż strona, która chce skorzystać z ochrony prawnej właśnie na tej drodze, zobowiązane jest do złożenia stosownego wniosku. Powinien on stanowić część pozwu. Jednakże samo złożenie wniosku nie gwarantuje wydania nakazu zapłaty. Niezbędne jest spełnienie przesłanek enumeratywnie wymienionych w przepisie art. 485 § 1 – 3 KPC. Jeżeli zostaną one wypełnione, sąd powinien wydać przedmiotowy nakaz. Zgodnie z unormowaniem kodeksowym, postępowania nakazowe możliwe jest w sprawach, w których powód dochodzi roszczenia pieniężnego albo świadczenia innych rzeczy zamiennych, a okoliczności uzasadniające dochodzone żądanie są udowodniony dołączonym do pozwu:
1. dokumentem urzędowym,
2. zaakceptowanym przez dłużnika rachunkiem,
3. wezwaniem dłużnika do zapłaty i pisemnym oświadczeniu dłużnika o uznaniu długu,
4. zaakceptowanym przez dłużnika żądaniem zapłaty, zwróconym przez bank i nie zapłaconym z powodu braku środków na rachunku bankowym.
Podobnie, sąd wydaje nakaz zapłaty przeciwko zobowiązanemu z weksla, czaku, warrantu lub rewersu należycie wypełnionego, których prawdziwość i treść nie nasuwają wątpliwości. Kolejną sytuacją, w której możliwe jest wydanie nakazu zapłaty jest dołączenie do pozwu umowy, dowodu spełnienia wzajemnego świadczenia niepieniężnego oraz dowodu doręczenie dłużnikowi faktury lub rachunku, jeżeli powód dochodzi zapłaty świadczenia o charakterze pieniężnym lub odsetek w transakcjach handlowych.
Ponadto, sąd fakultatywnie wydaje przedmiotowy nakaz, jeżeli bank dochodzi roszczenia na podstawie wyciągu z ksiąg bankowych oraz dowodu doręczenia dłużnikowi pisemnego wezwania do zapłaty.
Zasadą jest, że sprawy w postępowaniu nakazowym rozpatrywane są na posiedzeniu niejawnym. Jednakże, gdy zostanie stwierdzone, że brak jest podstaw do wydania nakazu zapłaty, zostanie wyznaczona rozprawa.
Biorąc pod uwagę charakter prawny nakazu zapłaty, należy stwierdzić, że stanowi on pozytywne, merytoryczne rozstrzygnięcie sądu. W pozwie zostało bowiem określone żądanie powoda, a stan faktyczny został udowodniony poprzez załączone dokumenty. W wydanym nakazie zapłaty, zawarte są rozstrzygnięcia co do terminu zaspokojenia roszczenia w całości, oraz kosztów. W tym samym terminie, który ustawa określa jako dwutygodniowy, pozwany może wnieść zarzuty. Od chwili wydania zakazu zapłaty jest on tytułem zabezpieczenia (aż do jego uchylenia lub uprawomocnienia się). Nie musi posiadać klauzuli wykonalności, aby stał się wykonalny.
Nakaz zapłaty, w odróżnieniu od wyroku, nie podlega ogłoszeniu. Doręcza się go jedynie stronom. Wartym zauważenia jest fakt, iż pozwanemu doręcza się jednocześnie pozew wraz z załącznikami i wydany na ich podstawie nakaz zapłaty wraz ze stosownym pouczeniem.
Doktryna przyjmuje, że nakaz zapłaty ma charakter warunkowy. Oznacza to, że jego byt prawny zależy od kroków, które podejmie pozwany. Jeśli skutecznie wniesie on zarzuty, nakaz zapłaty straci swą moc; jeśli natomiast taka sytuacja nie zaistnieje – nakaz zapłaty będzie miał skutki, jakie ustawa wiąże z prawomocnym wyrokiem.
W ściśle określonych sytuacjach nakaz zapłaty może zostać uchylony przez sąd z urzędu. Dzieje się tak, gdy:
1. doręczenie nie mogło nastąpić dlatego, że miejsce pobytu pozwanego nie jest znane albo
2. gdyby doręczenie nie mogło nastąpić w kraju;
3. okażę się, że pozwany w chwili wniesienia pozwu nie miał zdolności sądowej, zdolności procesowej albo organu powołanego do jego reprezentowania, a braki te nie zostały usunięte w wyznaczonym terminie.
