Zgodnie z dyspozycją § 20 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług ( DzU nr 68, poz. 360), sprzedawca ma obowiązek wystawienia na wniosek nabywcy duplikatu faktury.
Z punktu widzenia sprzedawcy istotne jest, iż ustawodawca w przepisie tym nie określił formy rzeczonego wniosku, a zatem należy uznać, iż może to nastąpić w taki sposób ażeby sprzedawca mógł w sposób nie budzący wątpliwości stwierdzić, iż nabywca oczekuje wystawienia duplikatu faktury. Dopuszczalne jest zatem złożenie wniosku nie tyko w formie pisemnej, za pomocą poczty elektronicznej czy faksu ale także ustnie w trakcie rozmowy telefonicznej lub podczas osobistej wizyty w biurze kontrahenta. Częstokroć wystawca faktury błędnie sądzi, iż musi on posiadać w swojej dokumentacji pisemny wniosek nabywcy, który to będzie stanowił podstawę wystawienia duplikatu. Takowa praktyka zgodnie z powyższą interpretacją jest błędna i pozbawiona podstawy prawnej.
Należy również pamiętać, iż nie ma żadnych przepisów, które nakładałyby obowiązek weryfikacji, czy faktura faktycznie uległa zaginięciu lub zniszczeniu.
Faktura lub faktura korygująca, która jest wystawiana ponownie, zgodnie z § 20 ust. 3 w/w regulacji prawnej musi być opatrzona wyrazem „Duplikat” oraz datą jej wystawienia. Nie wystarczy jednakże jedynie wykonanie kserokopii, faktury pierwotnej, która znajduje się w posiadaniu firmy. Duplikat jest odrębnym rodzaje faktury, zatem winien on być wystawiony przez sprzedawcę w tenże sam sposób, jak faktura pierwotna i wręczony nabywcy w oryginale. Duplikat uprawnia bowiem do odliczenia m.in. uwidocznionego na niej podatku (tak też NSA w wyroku z dnia 21 listopada 2003 r., sygn. akt III/SA 781/01).
Jednocześnie zważyć należy, iż wystawca nie jest zobligowany żadnym terminem, w którym musiałby wystawić duplikat faktury. Przyjąć jednakże należy, iż nastąpić to powinno bez zbędnej dla tego rodzaju czynności zwłoki.
