Obowiązki pracodawcy można określić jako reguły postępowania w stosunku do pracownika określone przepisami prawa pracy. Między innymi do obowiązków pracodawcy należy prowadzenie akt osobowych pracowników co wynika z art. 94 pkt 9a ustawy Kodeks pracy (Dz.U. z 1998r., Nr 21, poz. 94), zgodnie z którym pracodawca jest obowiązany w szczególności do prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Ponadto pracodawca jest zobowiązany do przechowywania akt osobowych pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Szczegółowe rozwinięcie tego obowiązku znajduje się w §6 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz.286).
Założenie i prowadzenie akt osobowych oddzielnie dla każdego pracownika jest bezwględnym obowiązkiem pracodawcy.
Akta osobowe składają się z trzech częsci:
część A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie. Są to między innymi: wypełniony kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie; świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy; dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy; orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku.
część B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym w szczególności: umowa o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie – potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków, a także zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę; dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się z niego; dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej.
część C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym: oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę; kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy; umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę.
Dokumenty w poszczególnych częściach powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz powinny być ponumerowane. Ponadto w każdej części powinnien znajdować się pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów.
Jaka kara za nieprowadzenie akt osobowych pracowników?
Jeżeli pracodawca lub osoba działająca w jego imieniu nie prowadzi dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, jak również pozostawia dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem – podlega karze grzywny od 1.000 zł do 30.000 zł. Oznacza to, że pracodawca nie jest jedyną osobą, która ponosi odpowiedzialność. Innym skutkiem tak sformułowanej odpowiedzialności będzie to, że brak dokumentów w aktach osobowych, czy też nieułożenie ich w porządku chronologicznym nie będzie stanowiło wykroczenia przeciwko prawom pracownika.
Na pracodawcy jest również nałożony obowiązek przechowywania dokumentów będącymi dowodami tych zdarzeń, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty. Są to między innymi dokumenty zawarte w aktach osobowych, np. świadectwa pracy, umowy o pracę. Obowiązek taki istnieje przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.
Należy również wspomnieć o problematyce ochrony danych osobowych w związku z ich gromadzeniem w aktach osobowych. Według Sądu Najwyższego przepisy ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. Nr 133, poz. 883 z późn. zm.) mają zastosowanie wobec danych dotyczących zatrudnienia tylko w zakresie nie uregulowanym przepisami prawa pracy (art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy; rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, Dz.U. Nr 62, poz. 286) (Postanowienie SN z 16 marca 2000 r., sygn. akt I PKN 672/99).
