Prowadząc działalność gospodarczą, której większość przychodów pochodzi z wpłat kwot pieniężnych przez klientów za określone usługi (np. dostraczanie mediów czy Internetu), których świadczenie odbywa się okresowo, często można spotkać się z sytuacją, kiedy klient zapomina zapłacić faktury, bądź też przestaje płacić. Zamiast wydawać mnóstwo pieniędzy na listowne wezwania do zapłaty istnieje możliwość posłużenia się środkami komunikacji elektronicznej, takimi jak e-mail czy sms. Wielu przedsiębiorców boi się jednak tej drogi, niechcąc być pozwanym o naruszenie ustawy o ochronie danych osobowych, bądź przepisów ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
W celu zapewnienia sobie pewności otrzymania świadczenia od klienta, przedsiębiorcy mogą: (1) przewidzieć w umowie dodatkową usługę powiadamiania o konieczności zapłaty, której zasady regulowane są przez ustawę z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług droga elektroniczną (zwanej niżej u.ś.u.d.e.); (2) bez wprowadzania takiej usługi żądać spełnienia od klienta świadczenia już wymagalnego, wysyłając wezwanie do zapłaty w formie sms lub e-mail.
(1) Dodatkowa usługa powiadamiania
Przedsiębiorca może przewidywać usługę dodatkową w postaci swego rodzaju przypomnienia klientowi o konieczności zapłaty, badź nadejścia terminu zapłaty. Usługa ta jest właśnie usługą podlegającą regulacji ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Zgodnie z art. 2 pkt. 4 u.ś.u.d.e., świadczeniem usługi drogą elektroniczną jest wykonanie usługi świadczonej bez jednoczesnej obecności stron, poprzez przekazanie danych na indywidualne żądanie usługobiorcy, przesyłanej i otrzymywanej za pomocą urzadzeń do elektronicznego przetwarzania (….). Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną przyjmuje szeroką definicję adresu elektronicznego, określając go jako oznaczenie systemu teleinformatycznego umożliwiające porozumiewanie się za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w szczególności poczty elektronicznej. Pojęcia składające się na definicję adresu elektronicznego zostały zdefiniowane w art. 2 pkt 3 (system teleinformatyczny) oraz art. 2 pkt 5 (środek komunikacji elektronicznej) u.ś.u.d.e. Adresami elektronicznymi są na przykład adresy e-mail, adresy stron internetowych, adres IP komputera, numer telefonu komórkowego (ponieważ można na nim odbierać i wysyłać SMS-y bądź e-maile) [Gołaczyński (red.) – Komentarz…]. Ponadto usługą w rozumieniu tej ustawy są zarówno usługi o charakterze marketingowym (informacje handlowe) jak i innego rodzaju usługi.
Problem niezamówionej informacji handlowej. Mimo, iż brak tutaj jest indywidualnego żądania usługobiorcy (klienta), również i ta instytucja znajduję swoją regulację powyższej ustawie. Za informację handlową uważa się każdą informację przeznaczoną bezpośrednio lub pośrednio do promowania towarów, usług lub wizerunku przedsiębiorcy lub osoby wykonującej zawód, której prawo do wykonywania zawodu jest uzależnione od spełnienia wymagań określonych w odrębnych ustawach, z wyłączeniem informacji umożliwiającej porozumiewanie się za pomocą środków komunikacji elektronicznej z określoną osobą oraz informacji o towarach i usługach niesłużącej osiągnięciu efektu handlowego pożądanego przez podmiot, który zleca jej rozpowszechnianie, w szczególności bez wynagrodzenia lub innych korzyści od producentów, sprzedawców i świadczących. Przesłanie niezamówionej informacji handlowej drogą elektroniczną jest zakazne i traktowane jako czyn nieuczciwej konkurencji (art. 10 u.ś.u.d.e.).
(2) Wezwanie do zapłaty nie będące usługą.
Jasne jest jak postępować w sytuacji kiedy klient, zamówił u przedsiębiorcy taką usługę dodatkową, będącą swego rodzaju przypominaniem o konieczności zapłaty. Celem tego artykułu jest jednak wyjaśnienie jak przedsiębiorca może postąpić z klientem, który nie chce w ten sposób współpracować. Muszą zostać spełnione łącznie dwa warunki:
– po pierwsze, klient musi nam dobrowolnie podać numer telefonu bądź email, np. przy zawieraniu umowy;
– po drugie, przedsiębiorca musi działać z poszanowaniem ustawy o ochronie danych osobowych zarówno w przy pozyskiwaniu danych, jak i przy ich stosowaniu.
W momencie kiedy pozyskanie danych osobowych, w tym i numeru telefonu komórkowego (art. 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych stanowi: „w rozumieniu ustawy za dane osobowe uważa się wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej”) jest zgodne z ustawą o ochronie danych osobowych, jego użycie w celu niemarketingowym (niepolegającym na przesłaniu informacji handlowej) oraz wykraczającym poza zakres przedmiotowy ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, jest dopuszczalne. Oznacza to, że nawet w przypadku kiedy przy podpisywaniu umowy, klient nie wyraził zgody na przetwarzanie danych osobowych dla celów marketingowych, przetworzenie tych danych w celu wezwania do zapłaty (przypomnienia o upływie terminu) nie narusza prawa, gdyż czynność ta nie ma charakteru marketingowego. Nie jest to również czynność „na indywidualne żądanie usługobiorcy” (usługą świadczoną drogą elektroniczą), zatem również i w tym zakresie nie podpada pod zakres przedmiotowy u.ś.u.d.e. Jest to wezwanie do wykonania świadczenia należnego, w wyniku poprawnego spełnienia własnego świadczenia dokonane jedynie w formie elektronicznej. A zgodnie z zasadą prawa: co nie jest zakazane, jest dozwolone.
