W pismach wydawanych w pierwszej instancji powinno być zawarte pouczenie, do jakiego organu należy kierować pisma w drugiej instancji. Jak stanowi artykuł 17 Kodeksu postępowania administracyjnego organami wyższego stopnia są odpowiednio: dla organów jednostek samorządu terytorialnego – samorządowe kolegia odwoławcze, chyba że ustawy szczególne stanowią inaczej, dla do wojewodów – właściwi w sprawie ministrowie, dla innych organów administracji publicznej- odpowiednie organy nadrzędne lub właściwi ministrowie, a w razie ich braku – organy państwowe sprawujące nadzór nad ich działalnością, dla organów organizacji społecznych – odpowiednie organy wyższego stopnia tych organizacji, a w razie ich braku – organ państwowy sprawujący nadzór nad ich działalnością. Należy również pamiętać, że o tym, czy dany organ jest właściwy decyduje również lokalizacja danego organu przesądzająca o właściwości terenowej.
Wnoszący odwołania zapominają bardzo często, że zgodnie z artykułem 129§1 Kodeksu postępowania administracyjnego odwołanie wnosi się do organu drugiej instancji za pośrednictwem organu pierwszej instancji. W praktyce oznacza to, że odwołanie wysyłamy pocztą lub zanosimy do tego organu, który wydał niekorzystną dla nas decyzję, a dopiero ten organ przekazuje sprawę do dalszej instancji. To rozwiązanie ustawowe jest korzystne dla wnoszących odwołania, ponieważ organ pierwszej instancji może od razu wraz z odwołaniem przekazać organowi drugiej instancji dokumentację zebraną w danej sprawie i nie wymaga to dodatkowych działań ze strony organu drugiego stopnia.
