Terminy
Każdemu składającemu podanie zależy na szybkim załatwieniu jego sprawy. Bywają jednak sprawy, których rozpatrzenie, z uwagi na ich istotę, zajmuje organowi więcej czasu.
Organy administracji publicznej powinny działać bez zbędnej zwłoki, czyli możliwie szybko i nie wydłużając czasu oczekiwania na załatwienie sprawy ponad zbędną miarę. W praktyce oznacza to, że jeżeli organ zgodnie z przepisami, ma np. 14 dni na załatwienie danej sprawy, nic nie stoi na przeszkodzie, aby załatwił tę sprawę nawet w jeden czy dwa dni.
Organ powinien załatwić niezwłocznie sprawę, którą daje się załatwić w oparciu o dowody przedstawione przez stronę, fakty i dowody notoryjne lub znane z urzędu organowi, przed którym toczy się postępowanie lub możliwe do ustalenia przez organ na podstawie danych, którymi rozporządza.
Sprawy bardziej skomplikowane wymagają, żeby organ rozpoznał je odpowiednio wnikliwiej i w związku z tym, jeżeli sprawa wymaga od organu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, mającego na celu ustalenie wszystkich okoliczności danej sprawy -organ powinien załatwić sprawę najdłużej w ciągu miesiąca. Jeżeli natomiast sprawa jest szczególnie skomplikowana Kodeks postępowania administracyjnego przyznaje organowi dwa miesiące na jej rozpatrzenie.
Osobno uregulowano kwestię terminu na rozpatrzenie spraw szczególnie skomplikowanych w postępowaniu odwoławczym. W drugiej instancji organ ma miesiąc na rozpatrzenie tego typu sprawy.
Przepisy szczegółowe dotyczące załatwiania określonego typu spraw mogą jednak nakładać na organy inne terminy do załatwienia spraw, np. 14 dni od dnia wniesienia podania. Zasadą jednak jest, że organy wyższego stopnia mogą wyznaczać terminy krótsze niż wskazuje Kodeks postępowania administracyjnego.
Do terminów wymienionych w Kpa nie wlicza się okresów zawieszenia, opóźnień spowodowanych z winy strony (np. nieterminowe dostarczenie dowodów) z przyczyn niezależnych od organu (awarie systemów informatycznych) oraz terminów przewidzianych dla dokonania określonych czynności.
Jeżeli organ zwleka z rozpatrzeniem sprawy
Jeżeli organ nie jest w stanie załatwić sprawy, nawet nie ze swojej winy, w przewidzianym dla jej załatwienia terminie, strony powninny być o tym zawiadomione. Organ musi w tej sytuacji podać przyczynę opóźnienia i wskazać nowy termin, w jakim sprawa zostanie załatwiona.
W przypadku nie załatwienia sprawy w terminie przewidzianym dla jej załatwienia lub terminie wyznaczonym w przypadku informowania strony o niemożliwości załatwienia sprawy w terminie, istnieje możliwość złożenia zażalenia do organu wyższego stopnia właściwego dla organu, który miał załatwić sprawę.
Zgodnie z artykułem 227 Kpa istnieje również możliwość złożenia skargi na działalność organu polegającej na przewlekłym lub biurokratycznym załatwieniu sprawy. W przypadku składania skargi nie jest istotne, czy organ zachował termin, ale czy działał odpowiednio szybko i bez zbędnego przedłużania spraw, które można załatwić w krótkim czasie.
