Postępowanie mediacyjne w ustawie Kodeks postępowania administracyjnego

Instytucja mediacji została wprowadzona do postępowania administracyjnego ogólnego ustawą z 7.04.2017 r. o zmianie ustawy – Kodeks postępowania administracyjnego oraz niektórych innych ustaw. Regulacja mediacji w rozdziale 5a k.p.a. wzorowana jest na przepisach Kodeksu postępowania cywilnego z pewnymi odrębnościami. Wynikają one z przedmiotu spraw, które są rozpoznawane i rozstrzygane w postępowaniu administracyjnym, z zastrzeżeniem ugody administracyjnej. Mediatorowi, w przeciwieństwie do organów administracji publicznej, nie przysługuje władztwo administracyjne.

Miejsce mediacji w postępowaniu administracyjnym

Mediacja w postępowaniu administracyjnym ma na celu wyjaśnienie i rozważenie okoliczności faktycznych i prawnych sprawy oraz dokonanie ustaleń dotyczących jej załatwienia w granicach obowiązującego prawa, nie zaś przejęcie ostatniego etapu stosowania prawa, czyli przyznawania, cofania czy wygasania uprawnień.

 

Przesłanki dopuszczalności mediacji

Przesłanki dopuszczalności mediacji w postępowaniu administracyjnym wyznacza art. 96a §1 k.p.a. Zgodnie ze wskazanym przepisem, mediacja jest dopuszczalna w toku postępowania, a więc po jego wszczęciu w sprawie z urzędu bądź na wniosek stron. Ponadto o dopuszczalności mediacji decyduje charakter sprawy. Można wyodrębnić dwa zakresy spraw, w których jest ona dopuszczalna: po pierwsze, sprawy o charakterze spornym, gdzie występują co najmniej dwie strony mające sporne interesy prawne, zaś przepis prawa nie wyznacza w sposób jednoznaczny konsekwencji prawnej określonego stanu faktycznego, po drugie, mediacja ustalenia stanu faktycznego, gdy pomiędzy stroną a właściwym organem administracji publicznej zaistnieją wątpliwości, co do prawidłowego ustalenia tego stanu. Mediacja jest dobrowolna. Jej przeprowadzenie w sprawie jest uzależnione od zgody stron, która musi być wyrażona w sposób wyraźny co do treści i formy. Jej dokumentacja jest obligatoryjnym elementem akt sprawy.

 

Podmioty biorące udział w mediacji

Mediacja przeprowadzana jest przez mediatora, który nie jest jej uczestnikiem. Uczestnikami są: strony postępowania, jeśli chodzi o sprawy, w których mediacja prowadzi do zawarcia ugody, organ administracji publicznej i strona lub strony postępowania w zakresie wyjaśnienia i rozważenia okoliczności faktycznych i prawnych sprawy oraz dokonania ustaleń, które dotyczą załatwienia jej poprzez wydanie decyzji. Możliwość uczestnictwa w mediacji przysługuje organowi współdziałającemu, jeżeli przepis prawa materialnego uzależnia rozstrzygnięcie sprawy od opinii, zgody, uzgodnienia, porozumienia z tym organem.

 

Zawiadomienie o możliwości mediacji

Jeśli w ocenie organu administracji publicznej sprawa daje podstawy do przeprowadzenia postępowania mediacyjnego, organ ten ma obowiązek zarówno z urzędu, jak i na wniosek stron, zawiadomić je o możliwości mediacji.

Elementy wspomnianego zawiadomienia wskazuje art. 96b §3 i 4 k.p.a. Zawiera ono: zwrócenie się do stron o wyrażenie zgody na przeprowadzenie mediacji z określeniem formy wyrażenia tejże zgody; zwrócenie się do stron o wybranie mediatora; pouczenie o zasadach prowadzenia mediacji; pouczenie o kosztach mediacji oraz wskazanie terminu na podjęcie czynności wyrażenia zgody oraz dokonanie wyboru mediatora. Termin jest określony ustawowo i wynosi 14 dni od doręczenia zawiadomienia.

 

Mediator

Jeśli strony nie wybrały mediatora, wskazuje go organ administracji publicznej. Może to być osoba fizyczna, posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych i korzystająca z pełni praw publicznych, w szczególności mediator wpisany na stałą listę mediatorów. Jednak strony nie są związane koniecznością wyboru mediatora z tej listy. Mediatorem nie może być pracownik organu administracji publicznej, przed którym toczy się postępowanie.

Podstawowy wymóg dotyczący wybranego mediatora to zachowanie bezstronności przy prowadzeniu mediacji. Mediator, jeżeli zachodzą okoliczności, które mogłyby wzbudzić wątpliwości co do jego bezstronności powinien je ujawnić. Należą do nich okoliczności stanowiące podstawę do wyłączenia z mocy prawa pracownika, ale też inne budzące wątpliwości. Mediator odmawia przeprowadzenia mediacji w przypadku wątpliwości co do jego bezstronności i niezwłocznie zawiadamia o tym uczestników mediacji oraz organ administracji publicznej, jeżeli nie jest on uczestnikiem mediacji.

 

Koszty mediacji

Art. 96l k.p.a. reguluje kwestię kosztów mediacji. Zgodnie z §1 mediator ma prawo do wynagrodzenia i zwrotu wydatków związanych z przeprowadzeniem mediacji, chyba że wyraził zgodę na prowadzenie mediacji bez wynagrodzenia. Koszty wynagrodzenia mediatora i zwrotu wydatków związanych z przeprowadzeniem mediacji pokrywa organ administracji publicznej, a w sprawach, w których może być zawarta ugoda – strony w równych częściach, chyba że postanowią one inaczej. Koszty mediacji są pokrywane niezwłocznie po jej zakończeniu.

 

Postanowienie o skierowaniu sprawy do mediacji

W razie wyrażenia przez uczestników mediacji zgody na jej przeprowadzenie, organ administracji publicznej wydaje postanowienieo skierowaniu sprawy do mediacji. Wskazuje się w nim mediatora wybranego przez uczestników mediacji, a jeżeli uczestnicy mediacji nie wybrali mediatora, wskazuje się mediatora wybranego przez organ administracji publicznej, posiadającego odpowiednią wiedzę i umiejętności w zakresie prowadzenia mediacji w sprawach danego rodzaju. Postanowienie doręczane jest uczestnikom oraz organowi współdziałającemu.

 

Odroczenie rozpatrzenia sprawy

Po skierowaniu sprawy do mediacji organ administracji odracza załatwienie sprawy na okres do dwóch miesięcy. Na wniosek uczestników termin ten może zostać przedłużony, nie więcej jednak niż o miesiąc.

 

Prowadzenie mediacji

Przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego nie regulują sposobu prowadzenia mediacji. Organ administracji publicznej ma obowiązek przekazania mediatorowi danych kontaktowych uczestników mediacji i ich pełnomocników oraz zapewnienia im w pełni czynnego udziału w czynnościach mediacji. Mediator, wskazując na istotne kwestie dotyczące stanu faktycznego oraz prawnego i ich konsekwencje, wspiera uczestników mediacji w dążeniu do polubownego rozstrzygnięcia sprawy.

 

Jawność mediacji

Mediacja nie jest jawna. Zarówno mediator, jak i uczestnicy mediacji mają obowiązek zachować w tajemnicy wszelkie fakty, o których dowiedzieli się w związku z prowadzoną mediacją. Uczestnicy mediacji mogą jednak wyrazić zgodę na odstąpienie od zachowania tajemnicy.

 

Protokół z mediacji

Mediator obowiązany jest sporządzić protokół z przebiegu mediacji, który przekazuje niezwłocznie organowi administracji publicznej w celu włączenia do akt sprawy. Elementy protokołu z przebiegu mediacji wskazuje art. 96m §2 k.p.a., są to: 1) czas i miejsce przeprowadzenia mediacji; 2) imiona i nazwiska (nazwy) oraz adresy (siedziby) uczestników mediacji; 3) imię i nazwisko oraz adres mediatora; 4) dokonane ustalenia co do sposobu załatwienia sprawy; 5) podpis mediatora oraz uczestników mediacji, a jeżeli którykolwiek z uczestników mediacji nie może podpisać protokołu, wzmiankę o przyczynie braku podpisu. Odpisy protokołu mediator doręcza uczestnikom mediacji.

 

Moc ustaleń mediacji

Organ administracji publicznej załatwia sprawę zgodnie z ustaleniami mediacji, pod warunkiem, że mieszczą się one w granicach obowiązującego prawa. W razie zawarcia ugody przed mediatorem stosuje się przepisy art. 117–121 k.p.a.

 

Postanowienie o zakończeniu mediacji

W sytuacji gdy nie osiągnięto celu mediacji przez dokonanie ustaleń dotyczących jej załatwienia w granicach obowiązującego prawa, nie doszło do zawarcia ugody, organ administracji publicznej wydaje postanowienie o zakończeniu mediacji i załatwia sprawę.

Kinga Klag

Pytania i odpowiedzi zobacz więcej >>