Kodeksowe zasady reprezentacji
Zgodnie z art. 205 § 1 k.s.h. oraz z art. 373 § 1 k.s.h. jeżeli umowa (statut) spółki nie zawiera żadnych postanowień w tym przedmiocie, do składania oświadczeń w imieniu spółki wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu (tzw. reprezentacja łączna) albo jednego członka zarządu łącznie z prokurentem (tzw. reprezentacja mieszana). Przepisy kodeksu spółek handlowych dotyczące sposobu reprezentacji spółek kapitałowych stosuje się zatem tylko wtedy, gdy umowa (statut) spółki nie reguluje tej kwestii w sposób odmienny i tylko wtedy, gdy zarząd jest wieloosobowy. W przypadku zarządu jednoosobowego sytuacja jest bowiem prosta – spółka może być zawsze reprezentowana przez członka zarządu działającego samodzielnie (tzw. reprezentacja samoistna). Nie można w umowie spółki (statucie) zamieścić klauzuli, zgodnie z którą wyłącznym sposobem reprezentacji spółki jest łączne działanie jedynego członka zarządu i prokurenta, ponieważ rozwiązanie takie de facto pozbawia zarząd możliwości samodzielnego działania, co jest sprzeczne z naturą spółki kapitałowej.
Kodeksowe reguły reprezentacji spółki przez zarząd wieloosobowy nie budzą wielu wątpliwości. Podkreślić trzeba jedynie, że oświadczenia w ramach reprezentacji łącznej nie muszą być składane jednocześnie. Nie ma też znaczenia okres czasu jaki dzieli dwa lub więcej łącznych oświadczeń woli. W jednej ze spraw przed Sądem Najwyższym między dwoma oświadczeniami woli upłynął czas ponad dwóch i pół roku i okoliczność ta nie wpłynęła w żaden sposób na skuteczność czynności prawnej (wyrok SN z 26 sierpnia 2009 r., I CSK 32/09). Aby zrealizowane zostały rygory reprezentacji łącznej niezbędny jest element „współdziałania” członków zarządu, który zdaniem Sądu Najwyższego wynikać powinien z przedmiotu oświadczeń oraz z okoliczności ich składania (wyrok SN z dnia 26 listopada 2006 r., II CSK 233/06).
Umowne reguły reprezentacji
Bardzo często kodeksowe reguły reprezentacji są zastępowane odpowiednimi postanowieniami umowy (statutu) spółki. Decydując się na takie rozwiązanie należy pamiętać, że niedopuszczalne jest pozbawienie członka zarządu prawa do reprezentowania spółki ze skutkiem wobec osób trzecich (art. 204 § 2 k.s.h. i art. 372 § 2 k.s.h). Przepisu tego nie można jednak rozumieć w ten sposób, że każdy z członków zarządu ma indywidualne prawo do reprezentacji spółki. Taka interpretacja wykluczałaby jakąkolwiek możliwość modyfikowania sposobu reprezentacji, ponieważ już nawet reprezentacja łączna byłaby ograniczeniem prawa członka zarządu do reprezentacji. Skutkiem tego przepisu jest natomiast to, że członek zarządu wobec osób trzecich zawsze może skutecznie reprezentować spółkę we wszelkich czynnościach sądowych i pozasądowych przestrzegając określonego sposobu reprezentacji (np. współdziałanie z drugim członkiem zarządu). Ograniczenie prawa reprezentacji członka zarządu będzie natomiast skuteczne tylko w stosunkach wewnętrznych (dotyczy to np. zakazu zawierania określonych umów przez danego członka zarządu). Naruszenie takiego zakazu nie wpływa zatem na ważność czynności prawnej dokonanej przez spółkę, ale może stanowić podstawę odpowiedzialności członka zarządu wobec spółki.
Przyjmowane w spółkach sposoby reprezentacji czasem sprowadzają się do prostych modyfikacji zasad reprezentacji łącznej (np. wymóg współdziałania trzech, czterech członków zarządu, albo wymóg współdziałania z prezesem zarządu), a czasem wprowadza się zupełnie inne rozwiązania. Często w praktyce występuje na przykład zróżnicowanie zasad reprezentacji ze względu na wartość praw i obowiązków będących przedmiotem czynności (np. spółkę może reprezentować każdy z członków zarządu samodzielnie, a w sprawach w których wartość praw i obowiązków przekracza 50.000,00 PLN spółkę reprezentuje łącznie dwóch członków zarządu). Z jednej strony rozwiązanie takie jest dla spółki korzystne, ponieważ stawia wyższe wymogi dla dokonania czynności o szczególnym znaczeniu dla sytuacji spółki. Z drugiej jednak strony trzeba mieć świadomość, że bardzo problematyczne jest określenie wartości praw i obowiązków będących przedmiotem czynności, ponieważ brakuje jednoznacznych reguł określających jak to zrobić. Wątpliwość może np. dotyczyć tego, czy do wartości tej doliczać wartość świadczeń ubocznych. Nierozstrzygnięte jest również określenie wartości praw i obowiązków przy umowach okresowych. Wątpliwości te mogą stanowić podstawę próby uchylenia się od skutków zawartej umowy ze względu na nieprawidłową reprezentację. Bezpieczniejsze dla spółki jest zatem wskazanie konkretnych czynności (np. zbycie nieruchomości, samochodu) i dla nich określenie szczególnych zasad reprezentacji.
W jednym z orzeczeń dotyczących różnicowania zasad reprezentacji ze względu na wartość praw i obowiązków będących przedmiotem czynności Sąd Najwyższy orzekł, że stanowią one ograniczenie prawa do reprezentacji, a więc są nieskuteczne wobec osób trzecich (uchwała SN z 24 października 1996 r., III CZP 112/96). W nowszym orzeczeniu (postanowienie SN z 13 czerwca 2008 r., I CSK 6/08) przedstawiono jednak odmienne stanowisko. Sąd stwierdził jednoznacznie, że wprowadzenie do umowy spółki reprezentacji łącznej nie stanowi ograniczenia bądź pozbawienia prawa reprezentacji poszczególnych członków zarządu. Umowa określa wówczas, w jaki sposób istniejące nadal dla każdego członka zarządu prawo reprezentacji ma być wykonywane.
Teoretycznie w umowie (statucie) spółki można też wskazać sprawy, w których spółkę reprezentuje większość członków zarządu. Wymaga to jednak konkretnego określenia zasad liczenia większości (większość zwykła, bezwzględna, kwalifikowana) – w przeciwnym razie sformułowanie takie będzie zbyt ogólne i nie pozwoli w sposób jednoznaczny ustalić obowiązujących reguł reprezentacji.
Nie ma też przeszkód, aby zasadą reprezentacji było współdziałanie wszystkich członków zarządu (działanie in corpore). Wprawdzie zgodnie z art. 19 k.s.h. złożenie podpisów przez wszystkich członków zarządu pod dokumentem wystawionym przez spółkę jest wymagane tylko w przypadku, gdy ustawa tak stanowi, ale przepis ten nie jest zakazem wspomnianego określenia sposobu reprezentacji w drodze umowy.
