Legalizacja, w rozumieniu Konwencji, oznacza czynność, poprzez którą przedstawiciel dyplomatyczny lub urzędnik konsularny państwa (w którym dokument ma być przedłożony) poświadcza autentyczność podpisu, charakter, w jakim działała osoba podpisująca dokument oraz tożsamość pieczęci lub stempla, którym jest ona opatrzony.
Zakres przedmiotowy
Zgodnie z Art. 1 Konwencji, ma ona zastosowanie do dokumentów urzędowych, które zostały sporządzone na terytorium jednego z umawiających się państw i które mają być przedłożone na terytorium innego umawiającego się państwa (czyli na przykład pomiędzy Polską a Stanami Zjednoczonymi).
Za dokumenty urzędowe uważa się:
- dokumenty pochodzące od organu lub urzędnika sądowego, włączając w to dokumenty pochodzące od prokuratora, sekretarza sądowego lub urzędnika dokonującego doręczeń,
- dokumenty administracyjne,
- akty notarialne,
- urzędowe zaświadczenia umieszczane na dokumentach podpisanych przez osoby działające w charakterze prywatnym, takie jak urzędowe zaświadczenia stwierdzające zarejestrowanie dokumentu lub fakt jego istnienia w określonej dacie oraz urzędowe i notarialne poświadczenia podpisów.
W praktyce obywatele polscy najczęściej poświadczali w polskich placówkach dyplomatycznych konsularnych takie dokumenty jak:
- dokumenty sądowe, tj. akty rozwodowe, adopcyjne, wyroki sądowe,
- dokumenty administracyjne, jak np. akty urodzenia, akty małżeństwa, akty zgonu,
- dokumenty poświadczone przez amerykańskiego „notary public”.
Wraz z wejściem w życie Konwencji w/w dokumenty będą respektowane w Polsce, o ile zostaną one poświadczone za pomocą klauzuli apostille. Wydanie klauzuli odbywa się szybko i powoduje automatyczne uznanie legalności takiego dokumentu w innym państwie, które jest stroną Konwencji.
Apostille
W celu poświadczania dokumentów wymienionych w Art. 1 Konwencji wprowadzono jednolity – dla wszystkich umawiających się stron – mechanizm poświadczania dokumentów poprzez tzw. klauzulę apostille. Wydana będzie ona na wniosek osoby, która podpisała dokument, bądź jego posiadacza. Po prawidłowym wypełnieniu poświadczać ona będzie autentyczność podpisu, charakter, w jakim działała osoba, która podpisała dokument, oraz, w razie potrzeby, tożsamość pieczęci lub stempla, którym dokument jest opatrzony. Istota tej instytucji polega na tym, iż tak poświadczony dokument może być przedłożony właściwym władzom, urzędom i instytucjom innego państwa strony, z pominięciem dalszych legalizacji dokonywanych przez przedstawicielstwa dyplomatyczne i urzędy konsularne. Zaznaczyć przy tym warto, że tak naprawdę klauzula ta nie odnosi się do samej treści dokumentu, czy jego zgodności z prawem miejscowym. Nie pozwala zatem wprost na stwierdzenie, zgodnie z art. 12 prawa prywatnego międzynarodowego, iż dana czynność prawna została dokonana „z zachowaniem formy przewidzianej przez prawo państwa, w którym czynność zostaje dokonana”, ułatwia jednak wykazanie, że tak w istocie jest.
Wydanie apostille nie jest wymagane, gdy umowa dwustronna lub wielostronna, którą jest związana Rzeczpospolita Polska zniosła lub uprościła legalizację lub zwolniła dokumenty z legalizacji (np. umowa Polski z Austrią z dn. 11.12.1963 r.). W większości krajów europejskich organami wydającymi apostille są Ministerstwa Spraw Zagranicznych.
Poświadczenie dokumentów
Wraz z wejściem w życie Konwencji, polskie dokumenty urzędowe przeznaczone do obrotu prawnego za granicą poświadczane są poprzez:
Apostille – jeżeli dokumenty mają być przeznaczone do obrotu prawnego w państwach, które są stroną konwencji haskiej z 1961 r. o zniesieniu wymogu legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych, lub:
Legalizację – jeżeli dokumenty mają być przeznaczone do obrotu prawnego w państwach, które nie są stroną konwencji haskiej z 1961 r.
Właściwym urzędem do wydawania apostille lub dokonywania legalizacji (w stosunku do polskich dokumentów) jest Ministerstwo Spraw Zagranicznych Rzeczypospolitej Polskiej.
