Zwyczaje biznesowe w Japonii

Na co należy zwracać uwagę przy spotkaniach na szczeblu zawodowym? Czego unikać i jakich tematów unikać? Jak wygląda „biurowa etykieta”? Czy zwłoka w rozmowie oznacza brak zainteresowania rozwijaniem kontaktu? Na te i inne pytania dotyczące zwyczajów biznesowych w kontaktach z przedstawicielami firm z Japonii. W poniższym artykule garść podstawowych informacji na temat biznesowych zwyczajów Kraju Kwitnącej Wiśni.

Każdy początek jest trudny...

Japończycy bardzo poważnie traktują każdą próbę nawiązania kontaktu w interesach i kładą olbrzymi nacisk na przygotowania. Nie powinien zniechęcać brak wyrażenia chęci nawiązania kontaktu w danym momencie – taka sytuacja podyktowana jest silnym poczuciem szacunku dla drugiej strony wynikającym z tradycji, która nakazuje starannie przygotować się do rozmów i zdobyć jak najwięcej informacji dotyczących rozmówcy. Ponieważ polskie przedsiębiorstwa nie są zazwyczaj znane w Japonii, dobrym pomysłem jest wysłanie opisu firmy w postaci broszur, materiałów reklamowych etc., co zdecydowanie ułatwi przekazanie informacji na temat przedsiębiorstwa.

Cierpliwość jako pierwszy krok na drodze do kontraktu

Cudzoziemcy rozpoczynający dopiero swoją działalność gospodarczą w Kraju Kwitnącej Wiśni często czują niezadowolenie wynikające z długiego oczekiwania na odpowiedź na ofertę współpracy. W tym przypadku należy pamiętać o wydłużonym procesie decyzyjnym w japońskich firmach opierającym się na zasadach hierarchii, które to wpływają na długi okres oczekiwania na odpowiedź. Choć biznes w Japonii uległ przemianom, etyka przedsiębiorstw nadal bazuje na harmonii oraz hierarchicznej strukturze.

System ringi

Charakterystycznym elementem procesu podejmowania decyzji w japońskich firmach jest system ringi, polegający na grupowym decydowaniu o przedsiębiorstwie. Centralny punkt stanowi budowanie zgody na każdym szczeblu, podczas spotkań wydziału, departamentu, a także zarządu firmy. Mimo że systemowi temu można zarzucić czasochłonność, zdecydowanie pozytywnym elementem jest eliminacja znacznych form niezgody, która niewątpliwie negatywnie wpływa na funkcjonowanie firmy. Uzgodnione podczas spotkań plany realizacji projektów lub rozwoju przedsiębiorstwa są zdecydowanie łatwiejsze, jeśli chodzi o wcielanie ich w życie niż decyzje podjęte odgórnie przez zarząd przedsiębiorstwa.

Co istotne dla europejskiego biznesmena, to fakt, iż japońscy negocjatorzy nie mają zwyczaju szybkiego podejmowania decyzji i dawania jednoznacznej odpowiedzi w krótkim czasie. Przyczyną tego wydłużonego okresu oczekiwania na odpowiedź jest zwyczaj porozumiewania się japońskich partnerów z współpracownikami firmy oraz wypracowanie wspólnego stanowiska wobec danej propozycji, co zajmuje zazwyczaj trochę czasu niż przyjęta w krajach Europy procedura.

Dla dobra kontaktu z przedsiębiorstwem japońskim oraz w celu usprawnienia współpracy warto wziąć pod uwagę konieczność dłuższego pobytu w Japonii, a w przypadku braku takiej możliwości rozważyć utworzenie przedstawicielstwa na czas trwania negocjacji.

Nawiązując kontakt czy też negocjując warunki kontraktu z firmą japońską, warto pamiętać o kilku zasadach, aby poświęcony na rozmowy z przedstawicielami czas okazał się jak najbardziej owocny.

Po pierwsze, mimo że większość biznesmenów zatrudnionych w japońskich przedsiębiorstwach posługuje się językiem angielskim na poziomie zaawansowanym, zdarza się, iż negocjacje zostają wstrzymane ze względu na niedostateczną znajomość angielszczyzny japońskiego rozmówcy. W zwyczaju przyjęte jest, iż to strona inicjująca kontakt powinna podjąć niezbędne środki w celu uniknięcia konsekwencji bariery językowej. Dlatego też warto przygotować się do prowadzenia rozmów w języku japońskim (np. przy pomocy tłumacza).

Po drugie, nawet w dobie internetu rzadko zdarza się, aby maile, telefony lub rozmowy on-line wystarczyły do osiągnięcia porozumienia. Proszę nie dziwić się, jeśli firma japońska odmówi wymiany pewnych informacji za pośrednictwem środków porozumiewania się na odległość. W Japonii wciąż preferuje się negocjacje polegające na osobistym kontakcie z potencjalnymi partnerami w interesach, co dotyczy szczególnie mniejszych firm.

 Mam nadzieję, że wyżej opisane zwyczaje rozwiały Państwa wątpliwości dotyczące inicjowania kontaktów biznesowych z japońskimi przedsiębiorstwami oraz okazały się cenną wskazówką w tej sferze. Dalsze informacje dotyczące zwyczajów biznesowych w Japonii (oraz innych krajów azjatyckich) postaram się przekazać w najbliższym czasie.

Monika Florczak
Studentka Prawa

Pytania i odpowiedzi zobacz więcej >>