Założenia prawne Konwencji haskiej z 5 października 1961 roku.

Głównym celem Konwencji haskiej było zwolnienie Państwa sygnatariusza z legalizacji dokumentów, do których ma zastosowanie Konwencja i które mogą być przedłożone na jego terytorium. Tym samym Konwencja haska, przyjęta pod egidą Haskiej Konferencji Międzynarodowego Prawa Prywatnego, zobowiązała jej strony do tego, aby podjęły działania w celu zapobieżenia dokonywaniu legalizacji przez ich przedstawicieli dyplomatycznych lub urzędników konsularnych. Weszła ona w życie na terenie Rzeczypospolitej Polskiej w dniu 14 sierpnia 2005 roku.

Legalizacja, w rozumieniu Konwencji, oznacza czynność, poprzez którą przedstawiciel dyplomatyczny lub urzędnik konsularny państwa (w którym dokument ma być przedłożony) poświadcza autentyczność podpisu, charakter, w jakim działała osoba podpisująca dokument oraz tożsamość pieczęci lub stempla, którym jest ona opatrzony.

Zakres przedmiotowy

Zgodnie z Art. 1 Konwencji, ma ona zastosowanie do dokumentów urzędowych, które zostały sporządzone na terytorium jednego z umawiających się państw i które mają być przedłożone na terytorium innego umawiającego się państwa (czyli na przykład pomiędzy Polską a Stanami Zjednoczonymi).

Za dokumenty urzędowe uważa się:

- dokumenty pochodzące od organu lub urzędnika sądowego, włączając w to dokumenty pochodzące od prokuratora, sekretarza sądowego lub urzędnika dokonującego doręczeń,

- dokumenty administracyjne,

- akty notarialne,

- urzędowe zaświadczenia umieszczane na dokumentach podpisanych przez osoby działające w charakterze prywatnym, takie jak urzędowe zaświadczenia stwierdzające zarejestrowanie dokumentu lub fakt jego istnienia w określonej dacie oraz urzędowe i notarialne poświadczenia podpisów.

W praktyce obywatele polscy najczęściej poświadczali w polskich placówkach dyplomatycznych konsularnych takie dokumenty jak:

- dokumenty sądowe, tj. akty rozwodowe, adopcyjne, wyroki sądowe,

- dokumenty administracyjne, jak np. akty urodzenia, akty małżeństwa, akty zgonu,

- dokumenty poświadczone przez amerykańskiego "notary public".

Wraz z wejściem w życie Konwencji w/w dokumenty będą respektowane w Polsce, o ile zostaną one poświadczone za pomocą klauzuli apostille. Wydanie klauzuli odbywa się szybko i powoduje automatyczne uznanie legalności takiego dokumentu w innym państwie, które jest stroną Konwencji.

Apostille

W celu poświadczania dokumentów wymienionych w Art. 1 Konwencji wprowadzono jednolity - dla wszystkich umawiających się stron - mechanizm poświadczania dokumentów poprzez tzw. klauzulę apostille. Wydana będzie ona na wniosek osoby, która podpisała dokument, bądź jego posiadacza. Po prawidłowym wypełnieniu poświadczać ona będzie autentyczność podpisu, charakter, w jakim działała osoba, która podpisała dokument, oraz, w razie potrzeby, tożsamość pieczęci lub stempla, którym dokument jest opatrzony. Istota tej instytucji polega na tym, iż tak poświadczony dokument może być przedłożony właściwym władzom, urzędom i instytucjom innego państwa strony, z pominięciem dalszych legalizacji dokonywanych przez przedstawicielstwa dyplomatyczne i urzędy konsularne. Zaznaczyć przy tym warto, że tak naprawdę klauzula ta nie odnosi się do samej treści dokumentu, czy jego zgodności z prawem miejscowym. Nie pozwala zatem wprost na stwierdzenie, zgodnie z art. 12 prawa prywatnego międzynarodowego, iż dana czynność prawna została dokonana „z zachowaniem formy przewidzianej przez prawo państwa, w którym czynność zostaje dokonana”, ułatwia jednak wykazanie, że tak w istocie jest.

Wydanie apostille nie jest wymagane, gdy umowa dwustronna lub wielostronna, którą jest związana Rzeczpospolita Polska zniosła lub uprościła legalizację lub zwolniła dokumenty z legalizacji (np. umowa Polski z Austrią z dn. 11.12.1963 r.). W większości krajów europejskich organami wydającymi apostille są Ministerstwa Spraw Zagranicznych.

Poświadczenie dokumentów

Wraz z wejściem w życie Konwencji, polskie dokumenty urzędowe przeznaczone do obrotu prawnego za granicą poświadczane są poprzez:

Apostille – jeżeli dokumenty mają być przeznaczone do obrotu prawnego w państwach, które są stroną konwencji haskiej z 1961 r. o zniesieniu wymogu legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych, lub:

Legalizację – jeżeli dokumenty mają być przeznaczone do obrotu prawnego w państwach, które nie są stroną konwencji haskiej z 1961 r.

Właściwym urzędem do wydawania apostille lub dokonywania legalizacji (w stosunku do polskich dokumentów) jest Ministerstwo Spraw Zagranicznych Rzeczypospolitej Polskiej.

Milena Bodych

Pytania i odpowiedzi zobacz więcej >>