W myśl art. 107 §1 KPA decyzja administracyjna musi zawierać niezbędne elementy, należą do nich mim.
– oznaczenie organu administracji
– data wydania
-oznaczenie strony lub stron
– podstawę prawną
– rozstrzygnięcie sprawy
-uzasadnienie faktyczne i prawne – które stanowi wyjaśnienie danej sprawy oraz wyjaśnienie podstawy prawnej
– pouczenie o złożeniu odwołania
– podpis z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego osoby uprawnionej do wydania decyzji.
Na podstawie art. 76 § 1 KPA czytamy iż dokumenty urzędowe sporządzone w formie pisemnej stanowią dowód potwierdzający to co w nich zostało zawarte , analizując wskazany przepis wiemy że taki dokument wykazuje zgodność z prawem potwierdzone przez organ wydający daną decyzje . Decyzja będąca dokumentem urzędowym musi posiadać dwa podstawowe wymogi tj:
– wydana musi być przez uprawniony organ
– musi zachować odpowiednią formę
Obecnie wymogi te muszą zachować dokumenty które nadal są wydawane w formie tradycyjnej jak i te sporządzone w formie elektronicznej ponieważ w oby przypadkach istnieje możliwość podpisania owych dokumentów w przypadku formy elektronicznej warunkiem jest podpis elektroniczny. W ramach regulacji prawnych dokument wydany w formie elektronicznej stanowi również dokument który uznawany jest za dokument urzędowy i określa pewne skutki prawne. Porównując znaczenie dokumentu tradycyjnego w stosunku do dokumentu elektronicznego możemy powiedzieć że w punktu widzenia informatycznego stanowi dane które są zapisywane na dowolnym nośniku przechowywanym za pomocą odpowiedniego oprogramowania z zachowaniem możliwości edycji, kopii. Natomiast zgodnie z art. 3 pkt 2 ustawy o informatyzacji podmiotów publicznych dokumentem elektronicznym jest zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisywany na nośniku informatycznym. Informatycznym nośnikiem jest urządzenie służące do zapisywania , przechowywania i odczytywania danego pliku. W praktyce wiemy że dokument elektroniczny stanowi plik komputerowy .Powyższy przepis również stanowi iż wydruk komputerowy może również być traktowany jako dokument elektroniczny , bardzo ważne w tym przypadku jest zastosowanie podpisu elektronicznego . Sporządzenie decyzji jako dokumentu elektronicznego musi zachować odpowiednią formę w pierwszej kolejności zatem jest droga do organu administracji publicznej .Często pojawiają się dwie możliwości takie w których z jednej strony obywatel sam sporządza pismo (podanie) , a z drugiej strony może nastąpić zastosowanie odpowiedniej formy np. wypełnienie konkretnego formularza.
Elektroniczna decyzja administracyjna jest odzwierciedleniem tradycyjnej decyzji , sposób jej doręczenia określa min. art. 391§ 1 pkt 1,2 KPA w którym powołuje się na organ administracji określając ze doręczenie może nastąpić za pomocą środków komunikacji elektronicznej jeżeli strona wystąpiła do organu administracji publicznej o doręczenie lub wyraziła zgodę na doręczenie jej pism właśnie w takiej formie .Taka forma wydania decyzji może zostać wydana również wtedy gdy organ zaproponował sam taką formę komunikacji . W celu doręczenia decyzji jako dokumentu elektronicznego organ administracji przesyła na adres elektroniczny adresata informację zawierającą wskazanie że adresat może odebrać dokument drogą elektroniczną , ponadto musi wskazać swój adres elektroniczny na który zostanie decyzja wysłana oraz pouczenie dotyczące sposobu odbioru decyzji w tym sposobu identyfikacji pod wskazanym adresem .
Ważnym atutem wprowadzającym elektroniczną decyzje administracyjną jest fakt iż informacja o takim sposobie wydawania decyzji i doręczania decyzji powinna zostać powszechnie dostępna , oprócz Biuletynu Informacji Publicznej danego podmiotu administracji publicznej powinien również być udostępniony adres elektronicznej skrzynki podawczej .Rozwój technologii informatycznych wprowadza szersze znaczenie w zakresie prawa a także skutkuje potrzebą dokładniejszego przyjrzenia się dokumentom sporządzanym drogą elektroniczną i ich zastosowaniu w urzędach i sądach .
