Dowód z dokumentu – ważny element procedury

Dokument – czym jest i jakie są jego rodzaje?

W ustawie nie znajduje się definicja legalna dokumentu. Profesor Elwira Marszałkowska – Krześ (z Uniwersytetu Wrocławskiego) definiuje go jako metodę skutecznego i trwałego przechowywania treści oświadczenia wiedzy lub oświadczenia woli. Dokument może być traktowany jako środek dowodowy o charakterze rzeczowym (w sytuacji przeprowadzania oględzin celem poznania, np. cech zewnętrznych dokumentu) jak również osobowym (w celu poznania oświadczeń w nim zawartych).

Kodeks postępowania cywilnego rozróżnia dokumenty urzędowe i prywatne. Różnią się one przede wszystkim wystawcą. Dokument urzędowy wystawia bowiem organ władzy publicznej, państwowej oraz organizacje zawodowe, samorządowe, spółdzielcze i inne organizacje społeczne (ale te tylko w zakresie zadań im zleconych z zakresu administracji publicznej). Dokument prywatny pochodzi od osoby, która się na nim podpisała. Oba rodzaje dokumentów korzystają z domniemania autentyczności, zgodnie z którym domniemywa się, że pochodzą one od wystawcy. Dodatkowo dokument urzędowy stanowi dowód tego, co zostało w nim stwierdzone, a dokument prywatny dowód tego, że osoba, która się na nim podpisała złożyła oświadczenie zawarte w dokumencie. Jeśli strona chce zaprzeczyć prawdziwości dokumentu urzędowego albo twierdzi, że zawarte w nim oświadczenia organu, od którego dokument pochodzi, są niezgodne z prawdą, powinna okoliczności te udowodnić. W przypadku dokumentu prywatnego strona, która zaprzecza jego prawdziwości albo twierdzi, że zawarte w nim oświadczenie osoby, która je podpisała, od niej nie pochodzi, obowiązana jest okoliczności te udowodnić. Jeżeli jednak spór dotyczy dokumentu prywatnego pochodzącego od innej osoby niż strona zaprzeczająca, prawdziwość dokumentu powinna udowodnić strona, która chce z niego skorzystać. Jeśli strona przedstawione zarzuty zgłasza w złej wierze lub lekkomyślnie naraża się na karę, bowiem taka osoba podlega karze grzywny.

Obowiązek przedstawienia dokumentu

Przepisy prawa generują obowiązek przedstawienia na zarządzenie sądu (w oznaczonym terminie i miejscu) dokumentu, który stanowi dowód faktu istotnego dla rozstrzygnięcia sprawy. Z obowiązku tego zwalnia tajemnica państwowa. Można się od niego także uchylić, gdy co do okoliczności objętych treścią dokumentu moglibyśmy jako świadek odmówić zeznania albo posiadając dokument w imieniu osoby trzeciej, która mogłaby z takich samych przyczyn sprzeciwić się przedstawieniu dokumentu. Jednakże i wówczas nie można odmówić przedstawienia dokumentu, gdy jego posiadacz lub osoba trzecia obowiązani są do tego względem chociażby jednej ze stron albo gdy dokument wystawiony jest w interesie strony, która żąda przeprowadzenia dowodu. Strona nie może także odmówić przedstawienia dokumentu, jeżeli szkoda, na którą byłaby przez to narażona, polega na przegraniu procesu.

Gdy sprawa dotyczy przedsiębiorstwa handlowego lub usługowego, należy przedstawić księgi i dokumenty przedsiębiorstwa, gdy sąd uzna ich wyciąg za niewystarczający. Gdy ich dostarczenie jest nadmiernie trudne istnieje możliwość, że sędzia wyznaczony przejrzy je na miejscu.

W przypadku nieuzasadnionego niewykonania obowiązku przedstawienia dokumentu sąd skazuje osobę trzecią na grzywnę (po wysłuchaniu strony i tej osoby). Kodeks nie przewiduje takiej sankcji dla strony. W takim wypadku sąd oceni, jakie znaczenie nadać odmowie przedstawienia przez stronę dowodu lub przeszkodom stawianym przez nią w jego przeprowadzeniu wbrew postanowieniu sądu.

Badanie prawdziwości pisma

Przepisy przewidują badanie prawdziwości pisma (z udziałem biegłych lub nie). Takie badanie następuje zwłaszcza przez porównanie pisma na dokumencie z pismem osoby na innym dokumencie, który jest niewątpliwie prawdziwy. W takim wypadku należy złożyć odpowiednie próby pisma. Od obowiązku złożenia próby zwolniony jest ten, kto na zapytanie, czy pismo na dokumencie jest prawdziwe, mógłby jako świadek odmówić zeznania.

 

Dokument jest bardzo ważnym środkiem dowodowym i bardzo często pojawia się w postępowaniu.