Podstawą warunkowego podwyższenia kapitału zakładowego jest uchwała wspólników podjęta większością ¾ głosów w obecności akcjonariuszy reprezentujących co najmniej połowę kapitału zakładowego, a w odniesieniu do spółki publicznej – co najmniej jedną trzecią kapitału zakładowego. Uchwała wymaga uzasadnienia. Elementy uchwały o warunkowym podwyższeniu kapitału zakładowego wskazuje art. 449 k.s.h.
Po pierwsze uchwała taka powinna określać wartość nominalną warunkowego podwyższenia kapitału zakładowego. Wartość ta nie może być wyższa niż dwukrotność wartości kapitału zakładowego w dniu podjęcia uchwały (przed 15 stycznia 2004 roku było to ¾ kapitału zakładowego). Ustalając tą wartość należy uwzględnić także wartość warunkowego podwyższenia kapitału zakładowego na mocy wcześniejszej uchwały, nawet jeżeli wszystkie akcje nie zostały jeszcze objęte.
Po drugie uchwała musi wskazywać cel warunkowego podwyższenia kapitału zakładowego. Cele zostały wymienione enumeratywnie przez ustawodawcę w art. 448 § 2 k.s.h. Celem może być:
1) przyznanie praw do objęcia akcji przez obligatariuszy obligacji zamiennych lub obligacji z prawem pierwszeństwa albo
2) przyznanie praw do objęcia akcji pracownikom, członkom zarządu lub rady nadzorczej w zamian za wkłady niepieniężne, stanowiące wierzytelności, jakie przysługują im z tytułu nabytych uprawnień do udziału w zysku spółki lub spółki zależnej, albo
3) przyznanie praw do objęcia akcji przez posiadaczy warrantów subskrypcyjnych.
Należy zwrócić uwagę, że wskazane cele ujęte zostały w sposób alternatywny („albo”), a więc warunkowe podwyższenie kapitału zakładowego może określać tylko jeden z powyższych celów. Wszelkie inne cele spoza wskazanego wyżej katalogu są niedopuszczalne. Uogólniając, celem warunkowego podwyższenia kapitału zakładowego może być pozyskanie środków na rozwój spółki doinwestowanej przez inwestorów z wykorzystaniem finansowania długiem przez emisję obligacji, warrantów subskrypcyjnych albo oddłużenie spółki przez konwersję wierzytelności (A. Kidyba, Prawo handlowe, Warszawa 2009).
Po trzecie istotnym elementem omawianej uchwały jest termin wykonania prawa do objęcia akcji. Powinien on być konkretnie określony w uchwale. Podkreślić trzeba, że chodzi o termin objęcia akcji a nie ich wystawienia, a zatem dokumenty akcyjne wystawione po upływie wskazanego terminu są ważne.
Czwartym elementem koniecznym uchwały o warunkowym podwyższeniu kapitału zakładowego jest określenie grona osób uprawnionych do objęcia akcji. W tym miejscu należy podkreślić, że walne zgromadzenie akcjonariuszy powinno podjąć odrębną uchwałę o pozbawieniu akcjonariuszy prawa poboru – w przeciwnym razie będą oni mogli objąć akcje uniemożliwiając to osobom uprawnionym z tytułu warunkowego podwyższenia kapitału zakładowego. Do podjęcia takiej uchwały niezbędna jest większość 4/5 głosów.
Uchwała o warunkowym podwyższeniu kapitału zakładowego staje się skuteczna z chwilą wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego. Zgłoszenie powinno zostać dokonane w terminie 6 miesięcy od dnia powzięcia uchwały, a uchwała o warunkowym podwyższeniu kapitału zakładowego powinna zostać ogłoszona w Monitorze Sądowym i Gospodarczym przez zarząd najpóźniej w terminie sześciu tygodni od dnia wpisu do rejestru warunkowego podwyższenia kapitału zakładowego (art. 450 k.s.h.).
Skuteczność uchwały nie jest jednak tożsama z rzeczywistym podwyższeniem kapitału zakładowego. Podwyższenie jest bowiem uzależnione od ziszczenia się jego warunku (zdarzenia przyszłego i niepewnego), jakim jest złożenie oświadczenia o objęciu akcji przez osoby uprawnione w terminie określonym w uchwale i związane z tym wydanie dokumentu akcji. Oznacza to, że podwyższenie kapitału zakładowego może dochodzić do skutku stopniowo, nawet kilka razy dziennie, systematycznie wraz z obejmowaniem akcji. Z drugiej strony, może dojść do sytuacji, w której akcje nie zostaną objęte.
Objęcie akcji w warunkowo podwyższonym kapitale zakładowym następuje przez złożenie pisemnego oświadczenia na formularzu, którego wzór przygotowuje spółka (art. 451 k.s.h.). Jeden egzemplarz formularza przeznaczony jest dla spółki, a drugi dla obejmującego akcje. Oświadczenie o objęciu akcji nie może być skutecznie złożone po upływie terminu wskazanego w uchwale (jest to termin zawity). Spółka powinna wydać osobie uprawnionej akcje niezwłocznie.
Dopiero wraz z wydaniem dokumentów akcji następuje nabycie praw z akcji i podwyższenie kapitału zakładowego spółki o sumę równą wartości nominalnej objętych akcji (w odróżnieniu do innych trybów, skutek podwyższenia nie następuje dopiero w wyniku rejestracji). Jest to też jednocześnie zmiana statutu spółki, która nie jest jednak ujawniana od razu. Zarząd w terminie trzydziestu dni po upływie każdego roku kalendarzowego zgłasza do sądu rejestrowego wykaz akcji objętych w danym roku. W przypadku spółki publicznej odpowiedni termin wynosi tydzień po upływie każdego miesiąca licząc od dnia wydania pierwszego dokumentu akcji. Wpis dokonywany przez sąd rejestrowy na podstawie zgłoszenia ma charakter jedynie deklaratoryjny.