Prawidłowe zawiadomienie członków zarządu o posiedzeniu jako przesłanka prawidłowego podjęcia uchwały przez zarząd spółki akcyjnej.

Co do zasady sprawy spółki akcyjnej powinny być prowadzone wspólnie, a decyzje podejmowane kolegialnie na posiedzeniach zarządu. Warto jednak zauważyć, iż w praktyce nie każde spotkanie członków zarządu może być uznane za posiedzenie uprawnione do podjęcia skutecznej uchwały.

Podstawa prawna.

W pierwszej kolejności warto zwrócić uwagę, iż art. 399 do 406 kodeksu spółek handlowych szczegółowo regulują tryb zwoływania walnego zgromadzenia spółki akcyjnej. W stosunku do posiedzeń zarządu spółki akcyjnej treść art. 371§3 ksh przewiduje wyłącznie, iż uchwały mogą być powzięte, jeżeli wszyscy członkowiezarząduzostali prawidłowozawiadomieni o posiedzeniu zarządu. Jak widać w ksh brakuje szczegółowych zasad dotyczących m.in. częstotliwości, miejsca posiedzeń, osób uprawnionych do zwoływania, trybu zawiadomienia członków zarządu o planowanym posiedzeniu.

W praktyce, aby uniknąć potencjalnych nieporozumień, zasady dotyczące trybu zwoływania posiedzeń zarządu zazwyczaj zostają umieszczone w regulaminie zarządu bądź statucie spółki. Warto jednak wskazać, iż uregulowanie trybu zwoływania posiedzeń w statucie spółki prowadzi do obowiązku zmiany statutu w każdym przypadku modyfikacji trybu zwoływania posiedzeń. W nawiązaniu do powyższego należy zaznaczyć, iż w sytuacji gdy oznaczony tryb zawiadamiania umieszczony jest w regulaminie zarządu (bądź statucie) każde odstępstwo od niego stanowi naruszenie art. 371§3 ksh. W literaturze przedmiotu wskazuje się bowiem, że członek zarządu znając szczegółowe uregulowania trybu zawiadamiania oczekuje wiadomości w konkretnej (z góry ustalonej) formie i nie jest zobowiązany do podjęcia jakichkolwiek czynności zmierzających do powzięcia informacji w odmienny sposób.

Forma zawiadomienia.

Biorąc pod uwagę brak postanowień ustawowych, w spółce akcyjnej można dopuścić różne formy zawiadamiania (forma pisemna, telefoniczna, telefaks poczta elektroniczna) W literaturze nie wyklucza się nawet powiadomienia dokonanego w formie ustnej. Dosyć powszechnie postuluje się jednak, aby (w celu uniknięcia sporów) zawiadomienie członków zarządu było dokonane formie, która będzie możliwa do udowodnienia w ewentualnym procesie.

Zwyczajowo zawiadomienie o posiedzeniu zarządu należy do kompetencji przewodniczącego omawianego organu kolegialnego tj. Prezesa Zarządu. Nie istnieją przeciwwskazania prawne, aby regulamin zarządu przyznawał innym członkom zarządu uprawnienie do zwołania posiedzenia albo uprawnienie zwracania się do Prezesa Zarządu z żądaniem zwołania posiedzenia w określonym terminie. Na marginesie powyższego warto zauważyć, iż Prezes Zarządu powinien zwołać posiedzenie w dniu wskazanym w regulaminie zarządu, bądź też w terminach wyznaczonych zwyczajowo jako dni posiedzeń (np. pierwszy poniedziałek miesiąca o godz.12.00). W takich przypadkach doktryna dopuszcza możliwość odstąpienia od powiadomienia każdego członka zarządu o czasie i miejscu posiedzenia – bowiem jest ono powszechnie znane. Członka zarządu należy jednak poinformować o ewentualnej zmianie dnia, godziny lub miejsca planowanego posiedzenia.

Niezależnie od powyższego, zgodnie ze stanowiskiem ugruntowanym w doktrynie za prawidłowe zawiadomienie należy uznać takie, które stwarza pewność, że każdy z członków zarządu otrzymał je ze stosownym wyprzedzeniem czasowym pozwalającym na zapoznanie się z treścią zawiadomienia oraz dołączonymi dokumentami (np. projektami uchwał). Bacząc na powyższe w sytuacji, w której planowane jest podjęcie typowej (standardowej) decyzji dopuszczalne jest zawiadomienie członka zarządu w dzień poprzedzający posiedzenie. Z drugiej strony przedmiot planowanego posiedzenia może wymagać kilku lub nawet kilkunastu dni do przygotowania się do posiedzenia. Ponadto, nie może budzić wątpliwości, iż prawidłowe zawiadomienie powinno także umożliwić członkowi zarządu realne dotarcie do miejsca, w którym posiedzenie jest zaplanowane.

Treść zawiadomienia.

Art. 371§3 ksh nie przewiduje ponadto szczegółowych zasad dotyczących treści zawiadomienia o posiedzeniu zarządu. W piśmiennictwie przyjmuje się powszechnie, iż zawiadomienie powinno wskazywać dzień godzinę zaplanowanego posiedzenia zarządu. Ponadto w razie potrzeby, do zawiadomienia powinny być dołączone stosowne materiały i projekty uchwał (jeśli mają być podjęte).

W doktrynie istnieją jednak rozbieżne poglądy dotyczące obowiązku umieszczenia w zawiadomieniu zaplanowanego porządku obrad. Spotkać się można z twierdzeniami, według których zawiadomienie o posiedzeniu powinno zawierać przewidywany porządek obrad. Zgodnie z całkowicie odmiennym poglądem zawiadomienie o powiedzeniu zarządu nie musi zawierać planowanego porządku obrad (chyba, że obowiązek taki wprost wynika z regulaminu bądź statutu spółki). Brak obowiązku podawania porządku obrad tłumaczy się naturą zarządu spółki akcyjnej, jako organu prowadzącego sprawy spółki na bieżąco. Na potwierdzenie powyższego warto zauważyć, iż ksh nakłada obowiązek informowania o planowanym porządku obrad, ale wyłącznie w przypadku zawiadamiania organów spółki zbierających się rzadziej niż zarząd tj. rady nadzorczej (art. 389 §2 ksh.) oraz walnego zgromadzenia (art. 402§2 ksh). W doktrynie prezentowane jest także podejście pośrednie, zgodnie z którym w zawiadomieniu powinny być wskazane sprawy, których planowane posiedzenie zarządu będzie dotyczyć.

Grzegorz Czaja

Pytania i odpowiedzi zobacz więcej >>