Ustawowe uregulowanie ulgi za złe długi znajduje się w art. 89a – 89b ustawy o VAT. Prawo do skorygowania wartości podatku należnego z tytułu dostawy towarów i świadczenia usług na terytorium kraju w przypadku wierzytelności przysługuje podatnikowi, gdy ich nieściągalność została uprawdopodobniona. Nieściągalność uznaje się za uprawdopodobnioną, gdy nie została ona uregulowana w terminie 180 dni od określonego w umowie lub na fakturze terminu płatności.
Aby jednak podatnik mógł skorygować deklarację i odzyskać zapłacony podatek muszą zostać spełnione łącznie następujące warunki:
1. dostawa towarów lub świadczenie usług musi być dokonane na rzecz podatnika, o którym mowa w art. 15 ust 1 ustawy o VAT, zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny, który jednocześnie nie jest w trakcie postępowania upadłościowego lub w trakcie likwidacji. W celu upewnienia się czy omawiany warunek został spełniony warto złożyć do naczelnika urzędu skarbowego wniosek o potwierdzenie czy dany podatnik nadal jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny. Obowiązek wydania takiego potwierdzenia wynika z art. 96 ust. 13 ustawy o VAT,
2. wierzytelności zostały uprzednio wykazana w deklaracji jako obrót opodatkowany i podatek należny,
3. podatnik i dłużnik na dzień dokonania korekty deklaracji muszą być podatnikami zarejestrowanymi jako podatnicy VAT czynni,
4. wierzytelności nie mogły zostać zbyte,
5. od końca roku, w którym faktura została wystawiona nie upłynęły 2 lata,
6. wierzyciel zawiadomił dłużnika o zamiarze dokonania korekty deklaracji, a dłużnik w ciągu 14 dni od otrzymania zawiadomienia nie uregulował zobowiązania w jakiejkolwiek formie. Ustawodawca nie określił formy w jakiej zawiadomienie powinno być dokonane. Powinna być to jednak forma pozwalająca na udowodnienie organom podatkowym, że takie zawiadomienie zostało dostarczone do dłużnika.
Korekta podatku może nastąpić również w odniesieniu do wierzytelności odpisanej jako nieściągalna lub której nieściągalność została uprawdopodobniona.
Korekta podatku należnego może nastąpić w rozliczeniu za okres, w którym upłynął 14.dniowy termin na uregulowanie zobowiązania przez dłużnika, nie wcześniej jednak niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik uzyskał potwierdzenie otrzymania przez dłużnika zawiadomienia o zamiarze dokonania korekty. Warunkiem dokonania korekty jest więc posiadanie przez wierzyciela potwierdzenia odbioru zawiadomienia.
Wraz z deklaracją, w której korygowana jest wartość podatku należnego, podatnik zobowiązany jest do zawiadomienia o korekcie właściwy dla niego urząd skarbowy oraz podania kwoty korekty podatku należnego.
W ciągu 7 dni od dokonania korekty podatku wierzyciel zobowiązany jest również do zawiadomienia dłużnika o fakcie jej dokonania. Kopia omawianego zawiadomienia musi zostać przesłana również do właściwego dla podatnika urzędu skarbowego.
Techniczny sposób dokonania korekty nie budzi wątpliwości. Podatnik dokonuje zmniejszenia kwot podatku należnego z tytułu dostawy towarów oraz świadczenia usług na terytorium kraju. Z uwagi na brak ustawowego uregulowania bez znaczenia pozostaje sytuacja, w której wartość korygowana przewyższy kwoty podatku należnego. W takim przypadku podatnik zobowiązany będzie do wprowadzenia kwot ze znakiem „-”.
Zdarzyć się może również przypadek, którym już po złożeniu przez podatnika deklaracji wraz z korektą podatku należnego, dłużnik ureguluje w jakiejkolwiek formie swoje zobowiązanie. Wówczas podatnik zobowiązany jest do zwiększenia wartości podatku należnego w rozliczeniu za okres, w którym zobowiązanie zostało uregulowane. Zasada ta znajduje również zastosowanie w przypadku częściowego uregulowania należności, zwiększenie następuje wówczas w odniesieniu do tej części.
Warto zauważyć, że z ulgi za złe długi nie można skorzystać, gdy pomiędzy wierzycielem a dłużnikiem istnieje związek typu:
1. powiązań rodzinnych (małżeństwo, pokrewieństwo lub powinowactwo drugiego stopnia), z tytułu przysposobienia, powiązań o charakterze kapitałowym, majątkowym bądź wynikających ze stosunku pracy pomiędzy kontrahentami lub osobami pełniącymi u kontrahenta funkcje nadzorcze, zarządzające lub kontrolne,
2. powiązań kapitałowych – sytuacja w której jedna z osób lub jeden z kontrahentów posiada prawo głosu wynoszące co najmniej 5% wszystkich praw głosu lub dysponuje bezpośrednio lub pośrednio takim prawem.
Gdy dłużnik otrzyma w/w zawiadomienie i w terminie 14 dni nie ureguluje należności, zobowiązany jest do skorygowania wartości podatku naliczonego, poprzez odpowiednie jego pomniejszenie. Jeżeli dłużni nie wykazuje żadnej wartości podatku naliczonego zobowiązany jest do odpowiedniego powiększenia wartości podatku należnego. Korekta podatku wynikająca z nieuregulowanych faktur musi zostać dokonana w okresie, w którym dłużnik dokonał pomniejszenia, a więc przez złożenie korekty deklaracji.
W przypadku częściowego uregulowania zobowiązania stosuje się analogicznie zasadę funkcjonującą po stronie wierzyciela. Dłużnik zobowiązany jest do skorygowania deklaracji w wartości przypadającej na nieuregulowaną część zobowiązania.
Gdyby zdarzyło się, że po dokonanej korekcie dłużnik ureguluje swoje zobowiązanie, wówczas przysługiwać będzie mu prawo do zwiększenia wartości podatku naliczonego w okresie, w którym zobowiązanie zostało uregulowane. Prawo to przysługuje mu również w sytuacji częściowego uregulowania zobowiązania w odniesieniu do tej części.
