Co do zasady podmioty dokonujące wypłaty (płatnik) podmiotom zagranicznym należności z tytuły należności licencyjnych i dywidend, określonych w art. 21 i 22 ustawy są zobowiązani do poboru podatku na zasadach określonych w wymienionych przepisach. Uzyskanie przez w/w podmiot certyfikatu rezydencji podatnika uprawnia go do zastosowania preferencyjnych stawek podatku wynikających z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, bądź wynikającego z tych umów braku opodatkowania. Z powyższego wynika, że CR służy głównie płatnikowi i pozwala mu określić prawidłową stawkę opodatkowania należności.
Certyfikat rezydencji powinien być dostarczany przy każdorazowej płatności. Przyjęło się jednak, że na podstawie jednego certyfikatu może być dokonywanych kilka płatności, a tym samym jeden certyfikat rezydencji może wystarczyć na cały rok. Wynika to z faktu, że przy cyklicznych płatnościach uzyskiwanie każdorazowo CR mogłoby być dość kłopotliwe. Istotnym jest aby płatnik był w posiadaniu takiego certyfikatu przed dokonaniem pierwszej wpłaty należności. Jego uzyskanie po dokonaniu pierwszej wpłaty będzie uprawniało płatnika do złożenia wniosku o stwierdzenie nadpłaty.
