Faza właścicielska
Kiedy wspólnicy zapoznają się już z dokumentami związanymi z planowanym połączeniem spółki fazę przygotowawczą należy uznać za zakończoną. Kolejnym etapem jest głosowanie nad uchwałą o połączeniu spółek. Bezpośrednio przed głosowaniem powinny być przytoczone najważniejsze punkty planu połączenia oraz opinii biegłego, o ile była sporządzona.
Głosowanie, na prawidłowo zwołanym zebraniu, odbywa się w każdej z łączących się spółek zgodnie z zasadami ogólnie przyjętymi. Aby wspólnicy podjęli uchwałę o połączeniu niezbędna jest większość ¾ głosów reprezentujących co najmniej 50 % kapitału zakładowego lub 2/3 głosów w przypadku spółek publicznych. Oczywiście warunki głosowania mogą być surowsze, jeżeli umowa lub statut tak stanowi. Natomiast w przypadku gdy w łączącej się spółce akcyjnej występują akcje różnego rodzaju,uchwała powinna być powzięta w drodze głosowania oddzielnymi grupami.
Uchwała w sprawie połączenia powinna być zawarta w protokole sporządzonym przez notariusza i powinna zawierać zgodę na plan połączenia, a także na proponowane zmiany umowy albo statutu spółki przejmującej bądź na treść umowy albo statutu nowej spółki.
W przypadku łączenia się wyłącznie spółek osobowych obowiązuje zasada jednomyślności wspólników podejmujących uchwałę o połączeniu.
Faza rejestracji i ogłoszenia
Po podjęciu uchwały konieczne jest zgłoszenie przez zarząd każdej ze spółek podjętej uchwały do rejestru. W zgłoszeniu należy wskazać czy spółka zgłaszająca jest spółką przejmującą czy przejmowaną. Jak stanowi artykuł 507 Kodeksu spółek handlowych, w przypadku gdy siedziby właściwych sądów rejestrowych znajdują się w różnych miejscowościach, sąd rejestrowy właściwy według siedziby spółki przejmującej bądź spółki nowo zawiązanej zawiadamia z urzędu niezwłocznie sąd rejestrowy właściwy według siedziby spółki przejmowanej bądź spółek łączących się przez zawiązanie nowej spółki o swoim postanowieniu, o wpisania połączenia do rejestru. Sąd rejestrowy właściwy według siedziby spółki przejmowanej bądź każdej ze spółek łączących się przez zawiązanie nowej spółki przekazuje z urzędu dokumenty spółki wykreślonej z rejestru, celem ich przechowania, sądowi rejestrowemu właściwemu według siedziby spółki przejmującej bądź spółki nowo zawiązanej.
Ogłoszenie o połączeniu spółek jest dokonywane jest w Monitorze Sądowym i Gospodarczym na wniosek spółki przejmującej albo spółki nowo zawiązanej.
