Obowiązek rejestrowania sprzedaży przy użyciu kas rejestrujących został uregulowany w art. 111 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług. Nakłada on na podatników dokonujących sprzedaży na rzecz osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych obowiązek rejestracji sprzedaży przy pomocy kas rejestrujących.
Ustawodawca w rozporządzeniu z dnia 28 listopada 2008 r. określa katalog elementów jakie powinien zawierać paragon. Zalicza on do nich:
- imię, nazwisko lub nazwę podatnika, adres punku sprzedaży, zaś dla sprzedaży prowadzonej w miejscach niestałych (np. przewozu osób) – adres siedziby lub miejsce zamieszkania podatnika;
- numer identyfikacji podatkowej podatnika;
- kolejny numer wydruku;
- datę, godzinę i minutę sprzedaży;
- nazwę towaru lub usługi, ewentualnie opis towaru lub usług stanowiący rozwinięcie tej nazwy;
- cenę jednostkową;
- ilość i wartość sprzedaży;
- wartość sprzedaży i kwoty podatku w rozbiciu na poszczególne stawki podatku;
- wartość sprzedaży zwolnionej od podatku;
- łączną kwotę podatku;
- łączną kwotę należności;
- kolejny nr paragonu fiskalnego;
- kolejny nr kasy i oznaczenie kasjera, jeżeli mamy do czynienia z więcej niż jednym stanowiskiem kasowym;
- logo fiskalne oraz numer unikatowy kasy;
- oznaczenie waluty przynajmniej przy łącznej kwocie należności, w której dokonywana jest rejestracja sprzedaży.
Zgodnie z zastrzeżeniem ustawodawcy paragon musi być czytelny a wszystkie niezbędne dane muszą być umieszczone wg wyżej podanej kolejności, za wyjątkiem informacji dotyczących daty i czasu sprzedaży. Elementy dotyczące loga fiskalnego oraz numer unikatowy kasy muszą obowiązkowo kończyć. Numer unikatowy kasy jest niepowtarzalny, nadawany pamięci kasy fiskalnej spośród puli numerów przydzielanych przez ministra właściwego ds. finansów. Numer ten identyfikuje kasę i nie może zostać przypisany innym urządzeniom.
Większość ze wskazanych elementów paragonu nie budzi wątpliwości. Problem może pojawić się w przypadku poprawnego określenia nazwy towaru lub usługi, o którym mowa w punkcie 5. W jaki sposób powinna być prawidłowo określona nazwa oraz jej ewentualne rozwinięcie? W interpretacji indywidualnej z dnia 7 lipca 2010r. sygn. akt ITPP1/443-365b/10/AJ Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy stwierdza, że za nazwę towaru lub usługi należy uznać „[…]taką nazwę, która może być przypisana tylko jednemu sprzedawanemu towarowi lub rodzajowi usługi i która powinna jednoznacznie identyfikować daną transakcję. Musi być więc tak skonstruowana, aby można było na jej podstawie w połączeniu z ceną dokładnie określić indywidualnie nabyty towar lub usługę.”
W wielu przypadkach, wskazana klasyfikacja może dotyczyć szeroko rozumianego przedmiotu sprzedaży, a co za tym idzie utrudniać przyporządkowanie odpowiedniej stawki podatku i zakłócić jedną z funkcji paragonu, jaką jest umożliwienie konsumentowi kontroli poprawności zaewidencjonowania transakcji. Taki przypadek pojawia się najczęściej w sytuacji świadczenia usług np. organizacji wesel. Podatnik nie będzie mógł podać ogólnej klasyfikacji w/w usługi, powinien zaś ewidencjonować ją tak aby umożliwić kontrahentowi rozróżnienie przedmiotu sprzedaży i przyporządkowanie odpowiedniej stawki podatku.
Powyższe stanowisko zostało potwierdzone przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach, w interpretacji indywidualnej z dnia 2 lipca 2010r. sygn. akt. IBPP4/443-646/10/AZ ”Sprzedawca nie musi bowiem na paragonie fiskalnym szczegółowo opisywać każdego towaru lub usługi. Wystarczy, że poda nazwę tak, aby można było przypisać mu odpowiednią stawkę VAT. Nie może jednak poprzestać na podaniu ogólnych grup towarów lub usług.”
Podstawa prawna:
DZ. U. Nr 54 poz. 535 ustawa z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług;
Dz. U. Nr 212, poz. 1388 Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania.