Z art. 9 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników wynika obowiązek aktualizacji danych zawartych w zgłoszeniu. Terminy dokonania aktualizacji zostały zróżnicowane w zależności od rodzaju podatnika, i tak w przypadku:
1. podatników podatku od towarów i usług lub podatku akcyzowego termin ten wynosi 7 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana danych. W przypadku tych podatników obowiązek aktualizacji pojawia się również w sytuacji utraty bądź rezygnacji z prawa do zwolnienia w podatku VAT, w wyniku której zmieniła się właściwość naczelnika urzędu skarbowego.
2. podatników podatku dochodowego od osób prawnych, podatników zwolnionych na mocy odrębnych przepisów z obowiązku składania deklaracji w pdop, jednostek organizacyjnych mniemających osobowości prawnej, niebędących podatnikami podatku dochodowego od osób prawnych, podatników podatku dochodowego od osób fizycznych – termin aktualizacji danych nie może być dłuższy niż 30 dni od zaistnienia zmiany danych,
3. podatników podatków stanowiących dochody budżetów gmin – aktualizacja danych następuje wraz ze złożeniem pierwszej w roku podatkowym deklaracji podatkowej, bądź też w terminie dokonywania pierwszej w roku podatkowym wpłaty podatku.
W odniesieniu do podatników podatku dochodowego od osób fizycznych, dla których płatnikiem jest organ emerytalny lub rentowy istnieje możliwość złożenie zgłoszenia aktualizującego za pośrednictwem tego właśnie płatnika. W przypadku, gdy płatnik otrzyma takie zgłoszenie ciążyć na nim będzie obowiązek przekazania go do właściwego naczelnika urzędu skarbowego w terminie 7 dni od jego otrzymania.
Również podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych, który nie prowadzą działalności gospodarczej mają możliwość skorzystania z pośrednictwa odpowiedniego organu. Dotyczy to sytuacji, w której obowiązek aktualizacji wynikać będzie z faktu otrzymania dowodu osobistego przez podatnika. Właściwym organem do przekazania zgłoszenie będzie wówczas organ wydający dowód osobisty. Podobnie jak w poprzednim przypadku termin na przekazanie zgłoszenia wynosi 7 dni.
Termin 7 dni na dokonanie zgłoszenia aktualizacyjnego został również wyznaczony przedsiębiorcom.
Aktualizacji danych zawartych w zgłoszeniu dokonuje się na tych samych formularzach, na których podatnik dokonuje zgłoszenia identyfikacyjnego, a więc:
NIP-2 – osoby prawne lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, będącej podatnikiem lub płatnikiem
NIP-1 – osób fizycznych prowadzącej samodzielnie działalność gospodarczą – niebędącej przedsiębiorcą.
NIP-3 – osób fizycznych nieprowadzącej samodzielnie działalności gospodarczej.
Należy również pamiętać o załącznikach:
NIP-B Informacja o rachunkach bankowych (załącznik do zgłoszenia NIP-1 i NIP-2)
NIP-C Informacja o miejscach wykonywania działalności (złącznik do zgłoszenia NIP-1 i NIP-2)
NIP-2/A Informacja o wyodrębnionych jednostkach wewnętrznych podmiotu, podlegających obowiązkowi ewidencyjnemu (załącznik do zgłoszenia NIP-2)
NIP-D Informacja o wspólnikach spółki cywilnej, jawnej, partnerskiej, komandytowej, komandytowo-akcyjnej lub o spółkach tworzących podatkową grupę kapitałową (załącznik do zgłoszenia NIP-2).
