Do kryteriów wyodrębnienia zaliczamy:
- podmiot, od którego dokument pochodzi,
- przedmiotowy zakres spraw, których dotyczy,
- moc dowodową.
Dokumenty urzędowe sporządzane są w przepisanej formie przez powołane do tego organy władzy publicznej i inne organy państwowe w zakresie ich działania.
W tym też zakresie stanowią dowód tego, co zostało w nich urzędowe stwierdzone. Korzystają zatem z dwóch domniemań:
- prawdziwości (autentyczności), czyli pochodzenia od kompetentnego organu oraz
- zgodności z prawdą treści złożonego oświadczenia.
Są to domniemania prawne wzruszalne. Oznacza to, iż mogą zostać obalone. Zgodnie z regulacją zawarte w przepisie art. 252 Kodeksu postępowania cywilnego: „Strona, która zaprzecza prawdziwości dokumentu urzędowego albo twierdzi, że zawarte w nim oświadczenie organu, od którego dokument ten pochodzi, są niezgodne z prawdą, powinna okoliczności te udowodnić.”. Dopuszczalny jest więc dowód przeciwieństwa, przeprowadzony za pomocą dowolnego środka dowodowego.
Nie bez znaczenie pozostaje forma sporządzenia dokumentu urzędowego. Brak któregokolwiek z konstytutywnych elementów, pozbawia go cechy „urzędowości”. Za przykład może posłużyć decyzja administracyjna, określone dokumenty bankowe, jak również potwierdzenie nadania listu poleconego wydawane przez Pocztę Polską.
Do sporządzania dokumentów urzędowych upoważnione są również organizacje zawodowe (m.in. związki zawodowe, izby gospodarcze), samorządowe (m.in. samorząd korporacyjny), spółdzielcze i inne organizacje społeczne, ale tylko
w zakresie zleconym im przez ustawę i tylko w dziedzinie administracji publicznej.
Zagraniczne dokumenty urzędowe mają taką samą moc dowodową, jak polskie. Jednakże dokumenty dotyczące przeniesienia własności nieruchomości położonej na terytorium Polski, jak również dokumenty, których autentyczności strona zaprzecza, powinny być uwierzytelnione przez polskie przedstawicielstwo dyplomatyczne lub urząd konsularny, chyba że umowa międzynarodowa znosząca wymóg legalizacji stanowi inaczej.
Istotę dokumentu urzędowego można zilustrować następującym przykładem:
Akt urodzenia wydany przez Urząd Stanu Cywilnego potwierdza fakt pochodzenia dziecka od wskazanych osób, jak również czas i miejsce jego urodzenia. Z drugiej strony dokument wydany przez Urząd Celny, zawierający dane dotyczące daty i miejsca urodzenia konkretnej osoby, nie dowodzi ich, bowiem organ ten nie posiada kompetencji w tym zakresie.
Wszystkie pozostałe dokumenty zaliczane są do grupy dokumentów prywatnych. Jego kluczową ich cechą jest własnoręczny podpis wystawcy. Stanowi on bowiem dowód tego, że osoba, która go podpisała, złożyła oświadczenie o treści w nim zawartej. Dokumenty prywatne korzystają jedynie z domniemania autentyczności. Podobnie, jak przy dokumentach urzędowych, jest to domniemanie prawne wzruszalne. Jeżeli strona zaprzecza, że zawarte w dokumencie oświadczenie pochodzi od osoby, która go podpisała albo zaprzecza prawdziwości dokumentu zobowiązana jest do udowodnienia tych okoliczności. W sytuacji, gdy dokument pochodzi on innej osoby niż strona zaprzeczająca, prawdziwość dokumentu powinna udowodnić strona, która chce z niego skorzystać. Jest to konsekwencją zasady rozkładu ciężaru dowodu, ustanowionej przez przepis art. 6 Kodeksu cywilnego.
Wartym uwagi jest zagadnienie związane z podpisem elektronicznym. W obecnym stanie prawnym dokument elektroniczny opatrzony bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowalnym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu, jak również opatrzony podpisem elektronicznym niespełniającym tych wymogów, nie jest dokumentem prywatnym w rozumieniu przepisów Kodeksu postępowania cywilnego. Nie spełnia bowiem warunku własnoręczności podpisu wystawcy dokumentu. Nie oznacza to oczywiście, że nie może stanowić środka dowodowego. Jest on środkiem pozaustawowym, do którego stosuje się odpowiednio przepisy o dowodowych, w tym o dowodzie z dokumentu.
Charakterystycznymi przykładami tego typu dokumentów są: prywatna opinia biegłego, świadectwo pracy, czy prywatna korespondencja.
