W prawie polskim obowiązuje co do zasady swoboda formy, w której dokonuje się czynności prawnej. Czasami prawo przewiduje wyjątki od tej zasady i stanowi, że dana czynność musi być dokonana np. w formie pisemnej albo w formie aktu notarialnego. Uzasadnieniem wyjątków dla tej zasady w postaci wymagalności określonej formy czynności prawnej jest przede wszystkim uchylenie wątpliwości, co do złożenia oświadczenia woli, ułatwienia dowodowe, ochrona stron przed nieprzemyślanymi decyzjami, jawność czynności prawnej w stosunku do osób trzecich, czy umożliwienie kontroli i ewidencji dokonanych czynności prawnych (Z. Radwański [w:] System prawa prywatnego, Tom 2, Z. Radwański (red.), Warszawa 2009, Legalis). Podstawowymi przepisami, które regulują tę problematykę są przepisy Kodeksu Cywilnego – art. 73-81 k.c.
Dla obrotu cywilnoprawnego podstawowe znaczenie mają cztery rodzaje form czynności prawnych (A. Brzozowski [w:] Kodeks Cywilny. Komentarz do art. 1-44910. Tom I, K. Pietrzykowski (red.), Warszawa 2011, art. 73 k.c., Legalis):
1. forma zwykła pisemna – to podstawowy rodzaj formy zastrzeżonej dla celów dowodowych np. umowa pożyczki przenosząca 500 zł art. 720 § 2 k.c.;
2. forma pisemna z urzędowo poświadczonym podpisem – forma ta polega na tym, że notariusz na podstawie przepisu art. 96 ustawy prawo o notariacie zamiesza na dokumencie klauzulę stwierdzającą własnoręczność podpisu złożonego przez osobę wskazaną w klauzuli. Poza tym rozporządzenie MS z dna 7 lutego 2007 roku w sprawie sporządzania niektórych poświadczeń przez organy samorządu terytorialnego i bank przewiduje upoważnienie dla organów samorządu terytorialnego i banów mających siedzibę w miejscowościach, w których nie ma kancelarii notarialnej do urzędowego poświadczania podpisu (Z. Radwański [w:] System prawa prywatnego, Tom 2, Z. Radwański (red.), Warszawa 2009, Legalis); forma ta wymagana jest np. dla zbycia lub wydzierżawienia przedsiębiorstwa – art. 751 k.c.;
3. forma pisemna z urzędowym poświadczenie daty – problematykę tę reguluje przepis art. 81 k.c. Forma ta polega na tym, że pisemna forma czynności prawnej zostaje uzupełniona urzędowym poświadczeniem daty jej dokonania (art. 81 § 1 k.c.). Może tego dokonać np. notariusz. Oprócz tego (art. 81 § 2 i 3 k.c.) wyróżnia się datę, w której istaniał dokument obejmujący daną czynność prawną a nie datę dokonania czynności prawnej. Będzie to: stwierdzenie dokonania danej czynności prawnej w jakimkolwiek dokumencie urzędowym (np. decyzja organu administracji publicznej), umieszczenie na obejmującym czynność prawną dokumencie jakiejkolwiek wzmianki przez organ państwowy, organ jednostki samorządu terytorialnego albo przez notariusza (np. adnotacja o pobraniu opłaty), śmierć jednej z osób podpisanych na dokumencie obejmującym treść czynności prawnej (Z. Radwański [w:] System prawa prywatnego, Tom 2, Z. Radwański (red.), Warszawa 2009, Legalis) np. ustanowienie zastawu na prawach – art. 329 k.c.;
4. forma aktu notarialnego – forma ta polega na spisaniu przez notariusza oświadczeń woli stron. Akt notarialny powinien zawierać całą istotną dla danej czynności treść, a ponadto stwierdzenia, których potrzeba umieszczenia w akcie wynika z przepisów albo z woli stron (art. 92 ustawy prawo o notariacie). Akt notarialny przed podpisaniem jest odczytywany przez notariusza lub przez inną osobę w jego obecności. Akt notarialny może być sporządzony jedynie z zachowaniem zasady jedności osób, miejsca i akcji (A. Brzozowski [w:] Kodeks Cywilny. Komentarz do art. 1-44910. Tom I, K. Pietrzykowski (red.), Warszawa 2011, art. 73 k.c., Legalis) np. umowa sprzedaży nieruchomości art. 158 k.c.;
Rygor nieważności
W zakresie formy zwykłej pisemnej rygor nieważności musi wyraźnie wynikać z przepisu, który ustanawia tego rodzaju rygor. Natomiast w przypadku niezachowania rygoru formy pisemnej z urzędowo poświadczonym podpisem, formy pisemnej z uzdowym poświadczeniem daty czy też formy aktu notarialnego powoduje niejako automatycznie to, że czynność prawna jest nieważna. (J. Strzebińczyk [w:] Kodeks Cywilny. Komentarz, E.Gniewek (red.), Warszawa 2011 art. 73 k.c., Legalis).
Z punktu widzenia sankcji niedochowania wymaganej formy wyróżnia się:
1. formę ad solemnitatem – forma zastrzeżona pod rygorem nieważności; czynność dokonana nie w zastrzeżonej formie prowadzi do bezwzględnej nieważności np. umowa sprzedaży nieruchomości w formie zwykłej pisemnej zamiast w formie aktu notarialnego np. udzielenie pełnomocnictwa ogólnego art. 99 § 2 k.c.;
2. formę ad eventum – forma przewidziana dla wywołania określonych skutków prawnych; czynność prawna będzie ważna, nie wywoła jednak określonych skutków prawnych, dla których forma ta została zastrzeżona np.: skuteczności względem osób trzecich zastrzeżenia własności rzeczy sprzedanej, dla wywołania takiego skutku wymagana jest forma pisemna z urzędowym poświadczeniem daty, czyli z datą pewną art. 590 k.c.;
3. formę ad probationem – forma ustanowiona dla celów dowodowych; niezachowanie tego rygoru spowoduje utrudnienia w prowadzeniu dowodu ze świadków lub z przesłuchania stron na fakt dokonania czynności, której forma ta dotyczy np. umowa dostawy art. 606 k.c.;
4. formę ad intabulationem – forma ustanowiona dla celów rejestracyjnych; w razie jej naruszenia nie będzie możliwe dokonanie wpisu do właściwego rejestru informacji o dokonanej czynności np. wpis do księgi wieczystej wymaga zachowania formy pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi art. 31 ust. 1 ustawy o księgach wieczystych i hipotece (J. Grykiel, M. Lemkowski, Czynności prawne, art. 56-81 KC. Komentarz, Warszawa 2010, Legalis).
Podsumowując należy zawsze sprawdzić dwie kwestie:
1. jaką formę czynności prawnej przewiduje ustawodawca;
2. po jakim rygorem ustawodawca przewidział daną formę;
