Nawiązanie umowy
Podstawą do nawiązania umowy o pracę na czas zastępstwa jest usprawiedliwiona nieobecność pracownika. Nieobecność ta może wynikać z choroby, urlopu macierzyńskiego, urlopu wychowawczego, urlopu bezpłatnego lub innych powodów. Część tych zdarzeń można przewidzieć, część występuje nagle, jednak niezależnie od przyczyny powstaje dla pracodawcy problem braku obsady na stanowisku pracy. W tej sytuacji jedną z możliwości, obok przeniesienia innego pracownika na dane stanowisko czy podziału pomiędzy innych pracowników obowiązków nieobecnego pracownika, jest znalezienie zastępcy.
W sytuacjach, w których możliwe jest przewidzenie początku nieobecności pracownika można znaleźć zastępcę, tak aby zdążył on przed wdrożyć się w obowiązki osoby zastępowanej przed jej nieobecnością. Z uwagi na kodeksową regulację dotyczącą umowy na zastępstwo, w takiej sytuacji można zawrzeć z pracownikiem umowę na okres próbny, która może poprzedzać każdy rodzaj umowy o pracę, w tym umowę o pracę na czas zastępstwa.
Z uwagi na kwalifikacje lub obowiązki pracownika zastępowanego możliwe jest powierzenie tylko części jego obowiązków zastępcy i rozdzielenie pozostałych pomiędzy innych pracowników, bądź zatrudnienie więcej niż jednej osoby w miejsce zastępowanego pracownika (np. nieobecnego pracownika zajmującego się kadrami i płacami w wymiarze pełnego etatu mogą zastąpić dwaj pracownicy: jeden zajmujący się kadrami i drugi zajmujący się płacami w wymiarze po pół etatu każdy). Nie powinno mieć jednak miejsca zwiększanie zakresu obowiązków o inne niż wykonywał dotychczas zastępowany pracownik.
Szczególną sytuacją będzie kolejne zastępstwo, z którym możemy mieć do czynienia jeżeli pracownik zastępujący będzie również nieobecny. Jego umowa nie wygasa w związku z tym zdarzeniem, natomiast może go zastąpić kolejny pracownik. Umowy obydwu zastępców wygasną jednak, wraz z powrotem pracownika pierwotnie zatrudnionego na tym stanowisku. W tej sytuacji zgodnie z celem umów na zastępstwo muszą one ulec rozwiązaniu.
Wynagrodzenie przy umowie na zastępstwo nie musi być identyczne jak pracownika zastępowanego, przy czym należy brać pod uwagę jego kwalifikacje i umiejętności oraz przede wszystkim zgodność wynagrodzenia z regulaminem wynagradzania, jeżeli obowiązuje w zakładzie pracy.
Zakończenie umowy
Czas zawarcia umowy określany jest jako czas usprawiedliwionej nieobecności pracownika i wówczas umowa wygasa wraz z powrotem pracownika lub jako konkretna data, do której prognozowana jest nieobecność pracownika, chociaż przy wcześniejszym niż planowanym powrocie pracownika umowa na zastępstwo jest rozwiązywana. Przy podaniu terminu określonego datą można zawierać kolejne umowy na zastępstwo, jeżeli nieobecność pracownika przedłuża się. Warto pamiętać, że umów na zastępstwo nie obowiązuje limit ilości umów przed nawiązaniem umowy o pracę na czas nieokreślony oraz nie dotyczą ich postanowienia ustawy antykryzysowej, zgodnie z którymi po 24 miesiącach umów czasowych nawiązywana jest umowa o pracę na czas nieokreślony.
Przekształcenie umowy na zastępstwo może być natomiast związane z ustaniem przyczyny jej zawarcia. Jeżeli nie jest możliwe ziszczenie się warunku w postaci powrotu na stanowisko nieobecnego pracownika (na przykład w wyniku rozwiązania umowy o pracę na mocy porozumienia stron, śmierci pracownika, wyboru na inne stanowisko i konieczności rezygnacji z dotychczasowego) umowa na zastępstwo powinna zostać zastąpiona umową na czas określony lub nieokreślony.
Z zakończeniem pracy przez zastępcę wiąże się zawsze obowiązek wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop.
