Obowiązek wydania świadectwa pracy wiąże się z fazą ustania stosunku pracy. Pracodawca podaje w tym dokumencie informacje o przebiegu pracy zawodowej, trybie rozwiązania stosunku pracy lub okolicznościach wygaśnięcia stosunku pracy. Przepisy Kodeksu pracy wskazują reguły, którym musi się poddać pracodawca, aby można było mówić o należytym wypełnieniu przez niego obowiązku. Obejmują one:
1) obowiązek niezwłocznego wydania pracownikowi świadectwa pracy w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy;
Zgodnie z § 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 maja 1996r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania, pracodawca powinien wydać świadectwo pracy pracownikowi albo osobie upoważnionej przez pracownika na piśmie, w dniu, w którym następuje rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy. Jeżeli spełnienie przez pracodawcę jego obowiązku w wyżej wymieniony sposób nie jest możliwe, pracodawca ma obowiązek – nie później niż w ciągu 7 dni od dnia ustania stosunku pracy przesłać świadectwo pracy pracownikowi lub osobie upoważnionej przez niego za pośrednictwem poczty lub doręczyć je w inny sposób (§ 2 ust. 2 rozporządzenia). Szczególną sytuacją jest wygaśnięcie stosunku pracy wskutek śmierci pracownika. W wyżej wymienionej sytuacji na pracodawcy ciąży obowiązek niezwłocznego sporządzenia świadectwa pracy oraz włączenia go do akt osobowych zmarłego pracownika. Obowiązek wydania świadectwa pacy w takim przypadku istnieje wówczas, gdy z takim wnioskiem wystąpi członek rodziny zmarłego pracownika lub inna osoba, będąca jego spadkobiercą (§ 3 rozporządzenia).
2) Nakaz zachowania wymogów odnoszących się do rodzaju informacji objętych treścią świadectwa pracy;
Zgodnie z treścią art. 97 § 2 Kodeksu pracy „świadectwie pracy należy podać informacje dotyczące okresu i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk, trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy, a także inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego; ponadto w świadectwie pracy zamieszcza się wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym; na żądanie pracownika w świadectwie pracy należy podać także informację o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach”.
3) określenie procedury prostowania treści świadectwa pracy;
Pracownik może w ciągu 7 dni od otrzymania świadectwa pracy wystąpić z
wnioskiem do pracodawcy o sprostowanie świadectwa. W razie nieuwzględnienia
wniosku pracownikowi przysługuje, w ciągu 7 dni od zawiadomienia o
odmowie sprostowania świadectwa pracy, prawo wystąpienia z żądaniem jego
sprostowania do sądu pracy (art. 97 § 21 Kodeksu pracy).
4) nakaz zamieszczania w świadectwie pracy informacji, że rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika nastąpiło za wypowiedzeniem dokonanym przez pracodawcę, jeżeli z orzeczenia sądu wynika, że rozwiązanie z pracownikiem umowy o pracę bez wypowiedzenia z jego winy było bezprawne ( art. 97 § 3 Kodeksu pracy);
5) obowiązek zmian świadectwa w wypadku wydania orzeczenia sądowego o odszkodowaniu w związku z wydaniem niewłaściwego świadectwa ( art. 99 § 4 Kodeksu pracy).
Zgodnie z treścią art. 99 Kodeksu pracy, pracownikowi przysługuje roszczenie o naprawienie szkody wyrządzonej przez pracodawcę wskutek niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy. Odszkodowanie, o którym mowa wyżej, przysługuje w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, nie dłuższy jednak niż 6 tygodni. Orzeczenie o odszkodowaniu w związku z wydaniem niewłaściwego świadectwa pracy stanowi podstawę do zmiany tego świadectwa.
