Udostępnianie akt w postępowaniu administracyjnym

Przewidziane w art. 73 Kodeksu postępowania administracyjnego prawo strony do wglądu w akta sprawy, a także sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów, stanowi urzeczywistnienie gwarancji dostępu strony do akt sprawy, określonej w art. 51 ust. 3 Konstytucji RP. W szerszym zaś zakresie realizuje ideę państwa prawnego urzeczywistniającego zasady sprawiedliwości społecznej.

Zakres uprawnienia

Omawiane uprawnienie strony zostało określone w rozdziale 3 Kodeksu postępowania administracyjnego. Na mocy art. 73  strona ma prawo wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów. Prawo to przysługuje również po zakończeniu postępowania. Czynności te są dokonywane w lokalu organu administracji publicznej w obecności pracownika tego organu. Prawo strony do wglądu w akta sprawy ma zakres szeroki, obejmuje bowiem jeszcze uprawnienie do sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów, a także prawo żądania uwierzytelnienia przez organ odpisów lub kopii akt sprawy albo wydania z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów. NSA w Szczecinie w wyroku z dnia 17 lipca 1996 r., (SA/Sz 2308/95), stwierdził, że artykuł 73 § 1 k.p.a. nie przewiduje możliwości wydania dokumentów z akt sprawy, lecz umożliwia stronie sporządzenie notatek i odpisów. Uprawnienie to obejmuje również dostęp strony do pism w formie dokumentu elektronicznego. Na mocy orzecznictwa sądów administracyjnych dopuszczono użycie kserokopiarki jako sposobu sporządzania notatek i odpisów z akt sprawy. NSA w wyroku z dnia 5 lipca 2005 r., (GSK 898/04) stwierdził, iż  nie ma podstaw do odmowy sporządzenia odpisów i notatek za pomocą kserokopiarki jak i innych urządzeń. Strona postępowania nie jednak może żądać, aby takie kserokopie wykonał i dostarczył sam organ, gdyż sporządzanie notatek czy odpisów z akt postępowania ustawodawca pozostawił stronie, niezależnie od rodzaju użytych do tego środków technicznych.

Uprawnienie z art. 73 k.p.a. przysługuje stronom jak i uczestnikom postępowania na prawach strony. Strona może korzystać z przewidzianych w art. 73 uprawnień albo osobiście, albo przez pełnomocnika.

Ograniczenie prawa dostępu do akt sprawy

Główne ograniczenie powyższego uprawnienia zostało ustanowione w art. 74 k.p.a. Na mocy tego przepisu art. 73 nie stosuje się do akt sprawy zawierających informacje niejawne o klauzuli tajności "tajne" lub "ściśle tajne", a także do innych akt, które organ administracji publicznej wyłączy ze względu na ważny interes państwowy. Odmowa umożliwienia stronie przeglądania akt sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii i odpisów, uwierzytelnienia takich kopii i odpisów lub wydania uwierzytelnionych odpisów następuje w drodze postanowienia, na które służy zażalenie. Pojęciom „tajne” i „ściśle tajne” należy nadawać takie znaczenie, jakie nadaje im ustawa z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych. Art. 74 nie ogranicza stronie dostępu do całości akt, ale tylko do takiej ich części, która zawiera informacje niejawne. Przyjmuje się, iż organ administracji ze względu na ważny interes państwowy działając na zasadzie uznania administracyjnego może wyłączyć również te akta, które nie są objęte ustawą o ochronie informacji niejawnych. Powinien jednak skonkretyzować ten interes i wskazać, w jaki sposób ujawnienie mu szkodzi. Co więcej, organ administracji publicznej w postanowieniu o odmowie udostępnienia akt może odstąpić od uzasadnienia postanowienia w takim zakresie, w jakim mogłoby to spowodować ujawnienie tajemnicy państwowej albo oddziaływać w sposób negatywny na "interes bezpieczeństwa państwa lub porządek publiczny".

Magdalena Machy

Pytania i odpowiedzi zobacz więcej >>