Przepis art. 172 § 1 kp stanowi: „w przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny”. Oznacza to, iż rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy jest jedyną sytuacją, w której ustawodawca nakłada na pracodawcę obowiązek wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. W przypadku umownego stosunku pracy może to być: porozumienie rozwiązujące, wypowiedzenie, rozwiązanie bez wypowiedzenia lub upływ czasu na jaki umowa była zawarta. Uprawnienie do otrzymania ekwiwalentu powstaje po stronie pracownika bez względu na sposób rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Pracownikowi przysługuje roszczenie względem pracodawcy o zapłatę ekwiwalentu od chwili rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, które przedawnia się z upływem 3 lat.
Przytoczony przepis stanowi wyjątek od zasady naturalnego wykonania zobowiązań urlopowych. Zaś samo świadczenie w postaci ekwiwalentu podlega ochronie takiej samej jak wynagrodzenie za świadczenie pracy. W razie śmierci pracownika uprawnienie do ekwiwalentu – podobnie jak inne prawa majątkowe ze stosunku pracy – przechodzi w równych częściach na małżonka i inne osoby spełniające warunki sprecyzowane w art. 611 kp, a w razie braku takich osób – wchodzi do spadku.
Brak obowiązku wypłacenia ekwiwalentu
Ustawodawca w art. 171 § 3 kp wskazuje na sytuację, w której mimo zaistnienia przesłanek w postaci rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy i niewykorzystania przez pracownika przysługującego mu uprawnienia do urlopu pracodawca nie ma obowiązku zapłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Dzieje się tak wówczas, gdy strony dotychczasowego stosunku pracy zawierają kolejną umowę o pracę bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej i postanawiają o wykorzystaniu urlopu przez pracownika w czasie pozostawania w stosunku pracy na podstawie nowej umowy.
Co więcej, w przepisie art. 1721 kp możemy odnaleźć kolejny wyjątek od obowiązku zapłaty ekwiwalentu. Mianowicie jeśli na mocy odrębnych przepisów pracodawca jest zobowiązany do objęcia pracownika ubezpieczeniem gwarantującym mu otrzymanie świadczenia pieniężnego za czas urlopu – pracownikowi nie przysługuje ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Jednakże jeśli świadczenie o którym mowa powyżej jest niższe od wysokości ekwiwalentu do którego byłby uprawniony pracownik, gdyby nie zastosowanie przepisów odrębnych – pracodawca jest zobowiązany do zapłaty pracownikowi kwoty stanowiącej różnicę między tymi należnościami.
Ustalenie wysokości ekwiwalentu za niewykorzystany urlop
Wysokość ekwiwalentu za niewykorzystany urlop co do zasady odpowiada wysokości wynagrodzenia, jakie pracownik otrzymałby będąc na urlopie wypoczynkowym, a to z kolei ma odpowiadać wynagrodzeniu jakie pracownik otrzymałby gdyby faktycznie pracował. Szczegółowe zasady określenia wysokości należnego ekwiwalentu precyzuje Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop z dnia 8 stycznia 1997 r.
Stosownie do przepisów rozporządzenia, aby obliczyć wysokość ekwiwalentu w pierwszej kolejności należy ustalić podstawę wymiaru ekwiwalentu stosownie do § 15–17:
– składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do tego ekwiwalentu.
– składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, w zmiennej wysokości, wypłacone w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się w średniej wysokości z tego okresu,
– jeżeli pracownik nie przepracował pełnego okresu, o którym mowa powyżej, wynagrodzenie faktycznie wypłacone w tym okresie dzieli się przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie, a otrzymany wynik mnoży się przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy,
– składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się w średniej wysokości z tego okresu.
Ekwiwalent za niewykorzystany urlop ustala się z uwzględnieniem wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy, z wyłączeniem świadczeń, o których mowa w § 6 rozporządzenia. Wyłączeniu podlegają m. in. jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie, wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju, gratyfikacje (nagrody) jubileuszowe, wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy, dodatkowe wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego, wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną oraz kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę.
Następnie należy podzielić sumę miesięcznych wynagrodzeń przez współczynnik urlopowy, służący do ustalenia ekwiwalentu za 1 dzień urlopu. Zgodnie z § 19 rozporządzenia współczynnik ten ustala się odrębnie w każdym roku kalendarzowym, odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, a otrzymany wynik dzieli się przez 12. W 2012 roku współczynnik ten wynosi 21. Powyższa wartość współczynnika jest stosowana przy obliczaniu ekwiwalentu dla pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy. Dla pracowników zatrudnionych na część etatu wartość współczynnika obniża się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika.
