Ustawa koncesyjna wyznacza termin, w którym wnioski te mają być złożone. Termin ten jest terminem zawitym , gdyż po jego upływie podmioty, co do zasady, tracą możliwość złożenia wniosku. Ustawa koncesyjna uzależnia długość terminu do złożenia wniosku od wartości progowych. Jeżeli wartość przedmiotu koncesji jest równa bądź przekracza wartości progowe to termin składania wniosków o zawarcie umowy koncesji nie może być krótszy niż 45 dni od dnia przesłania ogłoszenia o koncesji na roboty budowlane Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich, jednakże, gdy wartość przedmiotu koncesji jest niższa, termin składania wniosków o zawarcie umowy koncesji nie może być krótszy niż 21 dni od dnia przesłania ogłoszenia o koncesji na roboty budowlane Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich . Przepisy ustawy koncesyjnej przewidują jednak możliwość skrócenia 21-dniowego terminu do 14 dni ze względu na konieczność pilnego zawarcia umowy koncesji . Pojęcie „pilnej konieczność zawarcia umowy koncesji” jest pojęciem abstrakcyjnym, dlatego też koncesjodawca powinien skrupulatnie wyjaśnić przyczyny skrócenia terminu. W doktrynie istnieje pogląd, iż „konieczność pilnego zawarcia koncesji musi zawsze być wynikiem istnienia obiektywnych czasami nieprzewidywalnych okoliczności znamionujących określone zachowanie. Pilność ta wynika zazwyczaj z konieczności ochrony jakiegoś interesu, którego naruszenie zagrożone jest wystąpieniem nieprzewidywalnych okoliczności, a który może doznać uszczerbku w przypadku zbyt długiego oczekiwania na zawarcie umowy koncesji” . Do takich interesów zalicza się ochronę zdrowia i życia, bezpieczeństwo, zapobieganie szkodzie w majątku i ochronę środowiska .
Wniosek o zawarcie umowy koncesji, który składa podmiot zainteresowany powinien zawierać oświadczenie o zgłoszeniu udziału w postępowaniu oraz oświadczenie o spełnieniu opisanych w ogłoszeniu o koncesji warunków udziału dotyczących:
1) zdolności ekonomicznej i finansowej,
2) kwalifikacji technicznych lub zawodowych, w tym:
a) posiadania niezbędnej wiedzy i doświadczenia
b) dysponowania potencjałem technicznym
c) dysponowania osobami zdolnymi do wykonania przedmiotu koncesji
3) uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień,
4) niekaralności zainteresowanego podmiotu albo wspólnika, partnera, komplementariusza, członka zarządu zainteresowanego podmiotu, za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o zawarcie umowy koncesji lub postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, przestępstwo przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, a także za przestępstwo skarbowe lub przestępstwo udziału w zorganizowanej grupie albo związku mających na celu popełnienie przestępstwa lub przestępstwa skarbowego .
Wniosek o dopuszczenie do postępowania o udzielenie koncesji powinien również zawierać inne oświadczenia związane z wykonywaniem przedmiotu koncesji w przypadku, gdy wymóg tako został przewidziany w ogłoszeniu . Złożenie przez zainteresowany wyżej podmiot wskazanych oświadczeń ma na celu uwiarygodnienie posiadania przez niego stosownych dokumentów pozwalających na rzetelne wykonanie umowy koncesji. Wniosek wraz z tymi oświadczeniami jest traktowany jako oświadczenie woli podmiotu zainteresowanego o chęci udziału w postępowaniu. Nie rodzi on jednak żadnych skutków prawnych dopóki nie zostanie wszczęte postępowanie o udzielenie koncesji na roboty budowlane wobec podmiotu ubiegającego się, a więc dopóki koncesjodawca nie dopuści go do postępowania. Wniosek ten zatem nie jest czynnością samoistną, a zobowiązanie po stronie podmiotu składającego taki wniosek rodzi się dopiero po dokonaniu czynności prawnej przez koncesjodawcę . W przypadku gdy podmiot zainteresowany nie złoży oświadczeń, albo złoży je w niepełnym zakresie koncesjodawca informuje go o nieprzyjęciu wniosku . Jeżeli jednak stwierdzi, iż nieprzyjęcie wniosku narusza jego interes prawny może złożyć na tę czynność koncesjodawcy skargę. Podmiot zainteresowany, którego wniosek nie został przyjęty przez koncesjodawcę nie bierze dalej udziału w postępowaniu.
Poprawne złożenie wniosku ma zatem decydujące znaczenie, gdyż na jego podstawie koncesjodawca zaprasza podmioty ubiegające się, które złożyły kompletny wniosek, do dalszego etapu jakim są negocjacje.
