Przede wszystkim dokładność
Postępowanie administracyjne jest postępowaniem nie zbyt sformalizowanym. Składając pisma należy jednak pamiętać o skrupulatnym przestrzeganiu zasad sformułowanych w Kodeksie postępowania administracyjnego. Nawet, jeżeli wymagania, co do podań są minimalne pominięcie któregokolwiek z elementów może wydłużyć postępowanie, ponieważ organ będzie musiał nas wezwać do usunięcia braków formalnych. W przypadku wezwania przez organ do usunięcia braków formalnych mamy na to siedem dni, co jest stosunkowo krótkim i niekoniecznie dogodnym terminem. Warto więc zadbać o to, żeby nie trzeba było poprawiać wniesionego podania.
Prawidłowo sformułowane podanie powinno zawierać przynajmniej imię i nazwisko lub nazwę osoby, od której pochodzi, adres do korespondencji, który nie musi być adresem zameldowania, treść żądania i podpis. Jeżeli przepisy szczególne dotyczące danej sprawy nakazują zamieszczenie dodatkowych elementów, należy je również zawrzeć w piśmie.
Jeżeli mamy jakieś dowody czy załączniki do podania warto je od razu dołączyć, żeby w pełni naświetlić sprawę od samego początku i tym samym uniknąć wydania niekorzystnej dla nas decyzji.
Wysyłając pismo, kolejną istotną kwestią jest skierowanie go do właściwego organu, to jest odpowiedniego jeśli chodzi o aspekt terytorialny, odpowiedniego dla danego typu sprawy i właściwego dla tej instancji. Jeżeli bowiem organ uzna się za niewłaściwy w sprawie przekaże w drodze postanowienia pismo właściwemu organowi, ale to niestety też wydłuża niepotrzebnie prowadzone postępowanie.
O zaletach priorytetu
Zgodnie z artykułem 57§5 Kodeksu postępowania administracyjnego termin na wniesienie pisma jest zachowany, jeżeli przed upływem terminu zostanie ono nadane w polskiej placówce pocztowej operatora publicznego. Nie ma takiej mocy nadanie pisma za pomocą kuriera prywatnej spółki kurierskiej, jeżeli pismo wpłynie do organu po przewidzianym przepisami terminie.
Chociaż nadanie pisma za pomocą Poczty Polskiej gwarantuje zachowanie terminu, należy pamiętać, że dla organu, do którego adresujemy pismo początkiem biegu terminu na rozpatrzenie pisma jest dzień jego doręczenia. Warto więc skrócić czas na doręczenie wysyłając pismo priorytetem. Zdecydowanie najkrótszy czas na dotarcie pisma do urzędu gwarantuje nam osobiste doręczenie, jednak nie zawsze jest ono możliwe.
Można przez internet
Na stronach internetowych w wielu instytucjach publicznych funkcjonują elektroniczne skrzynki podawcze, za pomocą których można wnosić pisma. Po ostatniej nowelizacji ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. 2005 nr 64 poz. 565 ze zm.) istnieje również możliwość wniesienia pisma do urzędu w formie dokumentu elektronicznego dokumentu elektronicznego.
Niezależnie od tego, można wysyłając pismo drogą tradycyjną do organu administracji publicznej można zastrzec, że odpowiedź chcemy otrzymać drogą elektroniczną na nasz adres e-mail, co jest zgodne z artykułem 39 1 Kodeksu postępowania administracyjnego.
